Erfahrungsbericht
Mehr Flexibilität im HR-Alltag
Papierbasierte Personalakten erschwerten den standortunabhängigen Zugriff und verursachten wiederkehrenden Verwaltungsaufwand. Ziel von TOM TAILOR war es daher Dokumente zentral in Workday zu integrieren und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren.
Tom Tailor transformiert HR-Abteilung
Neue Wege für die Personalakte
TOM TAILOR ist eine international tätige Mode- und Lifestylemarke mit Sitz in Hamburg. Das Unternehmen vertreibt Bekleidung und Accessoires in mehr als 40 Ländern und beschäftigt weltweit ca. 3.300 Mitarbeitende. Die zentral organisierte HR-Abteilung betreut rund 1.200 Beschäftigte aus drei Gesellschaften in Deutschland. Dazu gehören Mitarbeitende in der Unternehmenszentrale und den Stores. Der wachsende Anspruch an flexible HR-Prozesse ließ sich mit ausschließlich papierbasierten Personalakten jedoch immer schwerer erfüllen.
Unternehmen
- Mode- und Lifestylemarke mit Sitz in Hamburg
- 3.300 Mitarbeitende weltweit
- Zentrale HR-Abteilung für 1.200 Beschäftigte aus drei Gesellschaften in Deutschland
Herausforderungen
- Papierbasierte Personalakten ohne standortunabhängigen Zugriff
- Dokumente verteilt auf Papier- und digitale Ablageorte
- Manuelle Überwachung von Löschfristen
Wachsende Anforderungen treffen auf starre Strukturen
Die Personalakten wurden bisher bei TOM TAILOR vollständig in Papierform geführt. Neue Dokumente mussten manuell einsortiert werden, was in arbeitsintensiven Phasen nicht immer zeitnah möglich war. Dadurch waren einzelne Akten nicht durchgängig aktuell.
Besonders deutlich zeigten sich die Grenzen bei der zunehmenden Arbeit aus dem Homeoffice. Auf die im Büro gelagerten Dokumente konnten HR-Mitarbeitende nicht zugreifen. Einige Vorgänge mussten deshalb verschoben oder vom Team vor Ort unterstützt werden.
Löschfristen mussten ebenfalls manuell überwacht werden. Zugleich beanspruchten zahlreiche Aktenschränke immer mehr Büro- und Archivfläche.
Während der Corona-Pandemie wurden einzelne Unterlagen bereits digital abgelegt. Neben den Papierakten entstanden dadurch weitere Ablageorte, die später zusammengeführt werden mussten. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer langfristigen Lösung, die sämtliche Personaldokumente zentral zusammenführt und die tägliche Arbeit vereinfacht.
„Für uns war entscheidend, jederzeit und standortunabhängig auf die Personalakten zugreifen zu können.“
Zentrale Anforderungen an die passende Lösung
Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive Bedienung gehörten zu den wesentlichen Auswahlkriterien. Mitarbeitende aus verschiedenen HR-Bereichen sollten ohne umfangreiche Einarbeitung mit der Anwendung arbeiten können. Eine leistungsfähige Volltextsuche musste Dokumente und einzelne Informationen schnell auffindbar machen. Klar geregelte Zugriffsrechte und automatisierte Löschfristen für die verschiedenen Dokumentarten waren ebenso wichtig.
Darüber hinaus musste sich die Lösung in die bestehende HR-Systemlandschaft einbinden lassen.
TOM TAILOR nutzte Workday bereits für zentrale Personalprozesse, benötigte jedoch eine ergänzende digitale Personalakte. Die erforderlichen Stammdaten mussten deshalb zuverlässig aus Workday übernommen werden können.
Auch die Digitalisierung der bestehenden Unterlagen sollte der Anbieter übernehmen. Rund 1.200 Personalakten mit durchschnittlich je 100 Dokumenten mussten gescannt und strukturiert in die neue Lösung überführt werden. TOM TAILOR wollte Software und Scan Services aus einer Hand beziehen und keinen weiteren Dienstleister einbinden.
„Die Lösung sollte sich ohne lange Erklärungen bedienen lassen. Das war besonders wichtig, weil verschiedene HR-Bereiche damit arbeiten.“
Überzeugendes Angebot
Gemeinsam zur Digitalen Personalakte
HR und IT verglichen mehrere Anbieter anhand der fachlichen und technischen Anforderungen. Die Wahl fiel auf die Digitale Personalakte von aconso. Ausschlaggebend waren neben den Funktionen auch der angebotene Scan Service und die mögliche Anbindung an Workday.
Vor der Digitalisierung bereinigte das Projektteam die vorhandenen Unterlagen. Veraltete Unterlagen und nicht mehr benötigte Austrittsakten wurden aussortiert. Anschließend holte aconso die Personalakten in verschlossenen Behältern ab. Der datenschutzkonforme Transport und jede einzelne Übergabe wurden sorgfältig dokumentiert. So blieb jederzeit nachvollziehbar, welche Unterlagen sich im Digitalisierungsprozess befanden. Parallel wurden gemeinsam mit aconso die Registerstruktur sowie das Rollen- und Berechtigungskonzept entwickelt. Da ein Teil der Beschäftigten der Mitbestimmung unterliegt, stimmte das Projektteam die Ausgestaltung intensiv mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten ab.
Nach dem Scan wurde die Zuordnung der Dokumente stichprobenartig überprüft. Zunächst nutzten die Fachabteilungen Personaladministration und Entgeltabrechnung die Digitale Personalakte. Anschließend erhielten schrittweise weitere Bereiche Zugriff auf das System.
Zentrale Ablage reduziert den Verwaltungsaufwand
Die Digitale Personalakte bündelt alle relevanten Personaldokumente in einer zentralen Umgebung. Berechtigte HR-Mitarbeitende können unabhängig vom Arbeitsort auf die benötigten Unterlagen zugreifen und Vorgänge dadurch flexibler bearbeiten. Zugleich erleichtert die Volltextsuche das Auffinden einzelner Dokumente und Informationen. Auch bei wiederkehrenden Aufgaben entlastet die Lösung das Team. Für jede Dokumentart sind automatisierte Löschfristen hinterlegt, sodass die manuelle Kontrolle entfällt.
Digitale Ablagekörbe unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Personaladministration und Entgeltabrechnung. Dokumente werden direkt im System an den zuständigen Bereich übergeben und stehen dort für die weitere Bearbeitung bereit. Die benötigten Stammdaten werden außerdem aus Workday in die Digitale Personalakte übertragen. Neue Akten müssen dadurch nicht mehr manuell angelegt werden. Doppelte Eingaben und damit verbundene Fehlerquellen entfallen.
Die Belegschaft wurde frühzeitig über Zweck und Ablauf der Einführung informiert. Schulungen und feste Ansprechpartner begleiteten anschließend die Umstellung. Zunächst skeptische Mitarbeitende erkannten nach kurzer Zeit die Vorteile der neuen Arbeitsweise. So konnte sich der digitale Ansatz im Arbeitsalltag schnell etablieren.
„Das Ablagethema ist heute kein Konfliktpunkt mehr im Team. Wir finden Dokumente schneller und müssen Löschfristen nicht mehr selbst überwachen.“
Gut aufgestellt für die digitale Zukunft
Der nächste Schritt zu durchgängigen HR-Prozessen
Mit der Digitalen Personalakte hat TOM TAILOR die Grundlage für weitere digitale HR-Prozesse geschaffen. Über einen eigenen Zugang können Mitarbeitende ihre freigegebenen Unterlagen seit kurzem selbstständig abrufen. Benötigen Beschäftigte beispielsweise ihren Arbeitsvertrag, müssen sie sich dafür nicht mehr an die HR-Abteilung wenden.
Gemeinsam mit aconso plant das Unternehmen nun die Einführung der automatisierten Dokumentenerzeugung und der E-Signatur. Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weitere Schreiben sollen künftig digital erstellt, unterzeichnet und verarbeitet werden. Standardisierte Vorlagen und die Übernahme vorhandener Stammdaten reduzieren manuelle Eingaben und mögliche Fehler. Auch die Verbindung mit Workday soll perspektivisch weiter automatisiert werden. Dokumente können dann direkt an die passende Personalakte übertragen werden.
„Unsere Einführung der Digitalen Personalakte verlief in Zusammenarbeit mit aconso strukturiert und effizient. Eine sorgfältige Vorbereitung seitens aconso, bestehend aus bewährten Vorlagen, einem strukturierten Projektplan und der gezielten Nutzung von Erkenntnissen aus vergleichbaren Projekten, bildete die Grundlage für eine reibungslose Umsetzung. Die Digitale Personalakte hat sich in unserem Arbeitsalltag bewährt und wird von uns täglich mit großer Zufriedenheit genutzt. Zugleich schafft sie das Fundament für kommende Digitalisierungsprojekte,“ resümiert Melanie Boland.
Vertrauen, das überzeugt
Weitere Referenzen
„Für uns ist es eine tolle Visitenkarte, wenn wir Kandidaten schon durch unsere digitalen HR-Prozesse zeigen können, was für ein moderner Arbeitgeber wir sind.“
„Die Zusammenarbeit mit aconso hat sich als der richtige Weg erwiesen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können problemlos auch übers Handy auf Akten zugreifen.“
„Die […] gute Kommunikation und ein professionelles Projektmanagement haben dazu beigetragen, dass die Software reibungslos implementiert wurde.“
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