Erfahrungsbericht
Einheitliche HR-Prozesse für 11.000 Mitarbeiter
Wie die bbw-Gruppe mit dem aconso Personaldossier und der automatisierten Dokumentenerzeugung all ihre Gesellschaften auf einen gemeinsamen Standard bringt.
HR-Dokumentenmanagement
Ein System für 520 Standorte
Die bbw-Gruppe vereint zwölf Gesellschaften, bei denen sich alles um ein Thema dreht: Bildung in jeder Lebensphase – von Berufsorientierungskursen an Schulen über Qualifizierungsmassnahmen für junge Erwachsene bis zur Alltagsbegleitung von Seniorinnen und Senioren.
Eine zentrale Personalabteilung in München definiert die Prozesse, abgearbeitet werden sie von Sachbearbeitenden vor Ort. Damit dabei nicht zwölf Gesellschaften dieselben Aufgaben auf zwölf verschiedene Arten lösen, arbeitet die bbw-Gruppe bereits seit 2008 mit dem Digitalen Personaldossier von aconso. Heute wird es ergänzt um die automatisierte Dokumentenerzeugung und das Admin Center zur eigenständigen Systemverwaltung.
Unternehmen
- Bildungsverbund aus zwölf Gesellschaften
- 11.000 Mitarbeiter
- 520 Standorte im In- und Ausland
Herausforderungen
- Papierakten zentral in München
- Zugriff an hunderten dezentralen Standorten
- Dokumentvorlagen verstreut über zahlreiche Ablageorte
Lösung
- Digitales Personaldossier
- Automatisierte Dokumentenerzeugung
- Admin Center zur Systemverwaltung
Dezentrales Arbeiten zentral ermöglicht
Die Ausgangslage war typisch für verteilte Organisationen: Die Personalakten zentral in München, die Führungskräfte an 18 bayerischen Standorten mit zahlreichen Aussen- und Nebenstellen. Jede Einsichtnahme – ob durch eine Leitung oder durch Mitarbeiter in die eigene Akte – wurde damit zum Postweg. Daher fiel die Entscheidung für das Digitale Personaldossier leicht. Nicht als Archivprojekt, sondern als Voraussetzung dafür, dass dezentrales Arbeiten überhaupt funktioniert.
„Wir haben eine zentrale Personalabteilung, in der wir die Prozesse definieren. Gleichzeitig haben wir dezentrale Sachbearbeitungen vor Ort, die diese Prozesse einheitlich abarbeiten müssen», sagt die Personalleiterin der bbw-Gruppe. Nach der Einführung kamen weitere Bausteine dazu: zunächst die aktenübergreifende Suche, später die Dokumentenerzeugung, zuletzt der Wechsel in die Cloud inklusive Single Sign-on und dem neuen Admin Center zur eigenständigen Verwaltung des aconso-Systems.
Archivierung im Digitalen Personaldossier
Eine Quelle statt fünf Ablageorte
Der Nutzen entscheidet sich an wenigen, sehr häufigen Handgriffen. Die Dokumente der über 11.000 Beschäftigten kommen per Drag & Drop direkt in die passende Dokumentenart der jeweiligen Akte. Die Vorschau zeigt den Inhalt, bevor eine Datei geöffnet wird. Die Volltextsuche findet Unterlagen auch dann, wenn der exakte Dateiname nicht bekannt ist. Und die Wiedervorlage sichert Fristen ab – relevant bei befristeten Verträgen und Qualifizierungsmasnahmen quer über alle Gesellschaften hinweg.
Automatisierte Dokumentenerzeugung
„Der wohl grösste Benefit“
Den grössten Hebel liefert die automatisierte Dokumentenerzeugung. Standardschreiben lagen zuvor verstreut auf Laufwerken und in lokalen Word-Ablagen, jede Sachbearbeitung hatte ihre eigene Version. Heute entstehen Informationsschreiben, Zulageschreiben, Zusatzvereinbarungen, Vertragsanschreiben und Austrittsunterlagen an einer einzigen Stelle. Die Stammdaten kommen automatisch aus SAP, das Corporate Design jeder Gesellschaft ist hinterlegt: Jedes Schreiben verlässt den Drucker mit dem richtigen Logo, vorgedrucktes Briefpapier entfällt.
Angefangene Dokumente bleiben als aktive Aufgabe erhalten und lassen sich nach einer Unterbrechung genau dort fortsetzen, wo die Arbeit stehen geblieben ist. Als Nächstes ziehen die Arbeitsverträge nach: Statt einer eigenen Datei für jede Konstellation – befristet, unbefristet, unterschiedliche Anreden, unterschiedliche Gesellschaften – übernimmt künftig eine einzige Vorlage mit geführter Eingabemaske. „Der grösste Benefit des Ganzen», wie es aus der Personalsachbearbeitung heisst.
Self-Service im aconso Admin Center
Änderungen selbst umsetzen statt beauftragen
Mit dem aconso Admin Center nimmt die bbw-Gruppe technische Einstellungen eigenständig vor: neue Dokumentarten anlegen, Rollen und Berechtigungen nachschärfen, Signaturen und Logos anpassen, wenn eine Geschäftsführung wechselt. „Wir wollen die Dinge selber machen können – und nicht davon abhängig sein, dass externe Berater sie für uns tun“, so die Personalleiterin.
Beim laufenden Rollout einer weiteren Tochtergesellschaft ergänzte das Team so kurzfristig drei bis vier zusätzliche Dokumentarten, während die bestehende Registerstruktur unverändert übernommen wurde. Wer auf welche Akten zugreifen darf, wird nächtlich aus SAP aktualisiert. Ebenfalls im Alltag hunderter Anwenderinnen und Anwender spürbar: Single Sign-on ersetzt die separate Anmeldung.
Für wen sich der Umstieg lohnt
„Ich würde die Produkte von aconso den Unternehmen empfehlen, die dezentral aufgestellt sind, unterschiedliche Gesellschaften vereinen und hier ihre Prozesse vereinheitlichen möchten», sagt die Personalleiterin. Entscheidend sei, Standards zu setzen, ohne dass die einzelnen Gesellschaften ihr Gesicht verlieren – und Unterlagen dort verfügbar zu haben, wo gearbeitet wird.
Vertrauen, das überzeugt
Weitere Referenzen
„Vor allem die […] gute Kommunikation und ein professionelles Projektmanagement haben dazu beigetragen, dass die Software reibungslos bei uns implementiert werden konnte.“
„aconso ist sehr gut auf unsere Wünsche eingegangen, hat Arbeitsvorgänge technisch für uns simuliert und sogar ein Testsystem aufgesetzt, das auf Echtbasis lief. Das hat bei uns ein sehr gutes Gefühl hinterlassen und uns am Ende überzeugt.“
„Die Zusammenarbeit mit aconso hat sich als der richtige Weg erwiesen. Das System ist für alle zugänglich, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können problemlos auch übers Handy auf Akten zugreifen.“
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