Elektronische Personalakte: Einführung

So gelingt die Einführung der digitalen Personalakte in wenigen Schritten

Hat man sich einmal von den Vorteilen der digitalen Personalakte überzeugt und die Entscheidung getroffen, sich von Personalakten in Papierform zu verabschieden kann es mit der Einführung einer softwaregestützen Lösung oft nicht schnell genug gehen. Natürlich sollen die Daten und Dokumente so rasch wie möglich in digitaler Form bereitstehen. Jedoch gibt es im Vorfeld einige Dinge zu berücksichtigen. So treten stets Fragen auf, welche oftmals nur sehr individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten, beantwortet werden können:

• Wie werden die Mitarbeiterdaten derzeit verwaltet und welche zusätzlichen Prozesse sind damit verbunden?
• Wie können bestehende HR-Systeme in die digitale Personalakte integriert werden?
• Wie werden Zugriffsrechte und Datenschutz gewährleistet?
• Wie wird die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter beim Umgang mit der digitalen Personalakte organisiert?
• Welche Anforderungen haben die verschiedenen Abteilungen und Stakeholder an die digitale Personalakte?

Die folgenden 5 Punkte sollten daher bei der Einführung einer elektronischen Personalakte beachtet werden:

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Eine gründliche Bedarfsanalyse sollte durchgeführt werden, um die Anforderungen und Ziele für die Einführung einer digitalen Personalakte zu verstehen. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen HR-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Herausforderungen, sowie die Festlegung von klaren Zielen und Erwartungen an die digitale Personalakte.

Die neue HR Software soll genau da angreifen, wo es in vielen Personalabteilungen den meisten Optimierungspotenzial gibt. So werden Pain Points der HR-Abteilung in Bezug auf das Dokumentenmanagement aktiv angegangen und Arbeitsabläufe langfristig beschleunigt und vereinfacht.

Je genauer die Anforderungen dabei im Vorfeld definiert werden, desto größer ist der Mehrwert der Software. Hier müssen Aspekte geklärt werden, die die Basis der elektronischen Akte definieren. Wie viele der vorhandenen Mitarbeiterakten sollen in das HR-System überführt werden? Liegen diese bereits in digitaler Form vor oder müssen die Papierdokumente digitalisiert werden? Welche Informationen soll die elektronische Akte überhaupt enthalten und welche Stammdaten sollen innerhalb der Akte gepflegt werden?

In vielen Fällen kann es auch erforderlich sein, den Betriebsrat frühzeitig über die Einführung der digitalen Personalakte zu informieren, um eine informelle oder formelle Beteiligung in Form von Beratung, Zustimmung oder Mitbestimmung zu ermöglichen. Dies kann auch dazu beitragen, potenzielle Bedenken oder Anliegen der Mitarbeitervertretung frühzeitig zu identifizieren und zu adressieren, um eine reibungslose Implementierung der digitalen Personalakte zu gewährleisten und mögliche Konflikte zu minimieren. Eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat kann dazu beitragen, die Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter für die Einführung der digitalen Personalakte zu fördern und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

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Schritt 2: Auswahl der geeigneten Softwarelösung

Basierend auf den identifizierten Anforderungen sollte eine gründliche Auswahl von entsprechenden Softwareangeboten durchgeführt werden. Dabei sollten Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Integration mit bestehenden HR-Systemen und Kosten berücksichtigt werden. Die Software sollte über Grundfunktionalitäten verfügen, die das Arbeiten nachhaltig und sicher machen. Dazu gehören unter anderem:

Datenschutz-Zugriffskontrollkonzept

Geht es um die Auswahl des richtigen Anbieters, sollte besonders wegen der personenbezogenen Daten auf ein entsprechendes Datenschutz- Zugriffskontrollkonzept geachtet werden. Die Lösung muss sicherstellen, dass nur die Personen(-gruppen) Zugriff auf HR-Daten und Dokumente haben, die auch innerhalb des Berechtigungskonzepts dafür vorgesehen sind.

Revisionssicherheit

Ebenfalls zu beachten ist die nötige Revisionssicherheit. Änderungen von Datensätzen müssen protokolliert und über eine Versionshistorie transparent dargestellt werden.

Technische Schnittstellen

Um die Einführung einer Akte so effektiv wie möglich zu gestalten, sind Schnittstellen zu vorherrschenden HCM-Systemen wie SAP SuccessFactors wichtig. So lassen sich Stammdaten der Mitarbeitenden ganz einfach über die entsprechende Schnittstelle überführen.

Single Sign-On

Je nach Anbieter kann man sich mittels Single Sign-On anmelden. Durch das Authentifizierungssystem müssen sich Mitarbeitende lediglich einmal am Arbeitsplatz anmelden und gelangen so ohne weitere Anmeldung in die Software.

Drag & Drop-Funktionalität für Dokumente

Die in der grafischen Oberfläche angezeigten Dokumentenbibliotheken müssen die Möglichkeit bieten, Dokumente per Drag & Drop in die Akte ziehen zu können und einer Kategorie zuzuordnen.

Verknüpfung mit wesentlichen HR-Prozessen

Eine elektronische Akte sollte dokumentenbasierte HR-Prozesse unterstützen. So dient sie beispielsweise beim Onboarding, bei Vertragsänderungen oder Krankmeldungen als automatischer Ablageort, wenn eine digitale Dokumentenerzeugung eingesetzt wird.

Archivierung

Die rechtssichere und auditfähige Speicherung findet in einem nicht änderbaren Format wie PDF/A und auf einem geschützten Speichermedium statt, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist. Hier sollte sichergestellt sein, dass das Archivsystem und die aktive Datenbank getrennt voneinander gehostet werden.

Schritt 3: Papierakten digitalisieren

Im dritten Schritt müssen Papierdokumente digitalisiert werden. Hier gibt es einige Fragen zu klären. Soll das Scanning ein externer Dienstleister übernehmen? Oder will die HR-Abteilung das selbst übernehmen? Sollen die Papierakten alle auf einmal digitalisiert und in die digitale Version überführt werden? Oder sollen Akten je nach Bedarf eingescannt werden? Und was passiert im Nachgang mit den eingescannten Dokumenten?

Im besten Fall sucht man sich einen Anbieter, der sowohl das initiale Scanning übernimmt als auch die Digitalisierung nach Bedarf. Dabei ist ein Rund-um-Service von Vorteil, bei dem sich der Scanning-Anbieter nicht nur um die Abholung der Papierakten und um den Transport kümmert. Ebenso wichtig ist die entsprechende Sortierung und Klassifizierung der HR-Dokumente sowie die anschließende Archivierung der Papierakten gemäß § 257 HGB und § 238 HGB.

Schritt 4: Stammdaten überführen, Rollen und Berechtigungen festlegen

Die Frage, welche Stammdaten übernommen werden sollen, kann jedes Unternehmen für sich entscheiden. Die Basisdaten der Mitarbeitenden wie die Personalnummer, Vor- und Nachname, Geburts- und Eintrittsdatum können aus der Personalmanagement-Software über eine Schnittstelle in die digitale Akte übernommen werden. Im weiteren Verlauf werden die Stammdaten der Beschäftigten mittels eines regelmäßigen Abgleiches mit der Personalverwaltungssoftware immer auf dem aktuellen Stand gehalten.

Ist die elektronische Personalakte mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gefüttert, gilt es im letzten Schritt, die Rollen und Berechtigungen für das Akten-System festzulegen. Hier muss entschieden werden, welche Person Einsicht in welche Daten bekommt und was sie damit tun darf. Dürfen alle HR-Fachkräfte Personaldokumente bearbeiten? Gehört dazu auch das Löschen von Dokumenten?

Schritt 5. System final testen und erfolgreich starten

Zum Start empfiehlt sich eine Testphase, in der sichergestellt werden kann, dass alle Funktionen und Features vorhanden sind, die Datenüberführung erfolgreich war und das Berechtigungssystem greift. Zudem kann die in der Spezifikationsphase festgelegte Register- und Datenstruktur überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Anschließende Schulungen für Mitarbeitende tragen zu einem sicheren und langfristig erfolgreichen Arbeiten mit der Akte bei. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz gegenüber der neuen Software und die Bereitschaft, die sich verändernde abteilungsübergreifende Arbeitsweise anzunehmen.

Ist dies geschafft, sind HR, Führungskräfte und Mitarbeitende der digitalen HR-Welt bereits einen ganzen Schritt näher und können die Vorteile einer digitalen Personalakte vollständig nutzen.

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In wenigen Tagen digital, dafür braucht es Mut und Agilität. Das Loslösen von alten Strukturen und Arbeitsweisen schafft Freiraum für das Wichtigste im Unternehmen – die Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig wird die Personalabteilung als strategischer Berater und Gestalter wahrgenommen und nicht mehr als verstaubter Verwaltungsapparat.

Weitere Kapitel:

• Digitale Personalakte: Definition, rechtliche Grundlagen, Inhalt und Aufbau
• Wissenswertes zu den datenschutzrechtlichen Grundlagen
• Kostenbeispiel: So viel können Sie mit einer digitalen Personalakte einsparen
• Studie: So steht es um die HR-Digitalisierung in deutschen Personalabteilungen 2023 (Whitepaper)