Definition, Vorteile, Anforderungen und mehr
Mithilfe moderner Softwarelösungen erhält man mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Doch wie funktioniert diese softwaregestützte Lösung genau und welche Kosten entstehen für Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte? Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst:
Was ist eine digitale Personalakte?
Technisch gesehen ist die digitale Personalakte eine Software zum Verwalten von Mitarbeiterdokumenten. Sie ist die elektronische Version der Papierakte, in der Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeiter archivieren und abrufen können.
Die Personalarbeit ist oft zeitaufwendig: Im Recruiting, Personalmanagement und Controlling fallen viele sensible Dokumente an, die übersichtlich und sicher verwahrt werden müssen. 150 bis 200 Dokumente entfallen in einem Unternehmen durchschnittlich auf einen Mitarbeiter. Bewerbungen, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich in Papierform nur mit viel Aufwand und hohem Platzverbrauch strukturieren. Dabei den Überblick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Digitalisiert können Dokumente dagegen jederzeit ohne Mühe abgerufen werden. Die meisten Unternehmen haben daher bereits eine digitale Personalakte im Einsatz.
Was ist eine „digitale Personalakte“ im rechtlichen Sinne?
Wenn man im Rechtsrahmen über eine digitale Personalakte spricht, gilt es den Begriff vorerst so genau wie möglich zu definieren, bevor man entscheidet, welche rechtlichen Rahmenbedingungen überhaupt greifen. Eine allgemeingültige rechtverbindliche Definition einer digitalen Personalakte gibt es jedoch nicht. Ende der 1980er-Jahre beschrieb das Bundesarbeitsgericht die Personalakte innerhalb einer Urteilsverkündung als eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters geben (BAG, Urt. v. 7.9.1988 – 5 AZR 625/82).
Heute würde man die persönliche Komponente aufgrund der aktuellen Datenschutzrichtlinien streichen und die Akte vielmehr als „…jede Sammlung von Unterlagen, die sich auf die Person von Beschäftigten beziehen und die einen inneren Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis aufweisen.“ bezeichnen.
Ist die digitale Personalakte in Deutschland Pflicht?
Derzeit gibt es in Deutschland noch keine gesetzliche Verpflichtung, sämtliche Personalakten vollständig in digitaler Form zu führen. Arbeitgeber können nach wie vor viele Personalunterlagen klassisch in Papierform archivieren oder in hybriden Ablagesystemen arbeiten. Allerdings sieht die geltende Rechtslage vor, dass bestimmte Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung und den sozialversicherungsrechtlichen Pflichten stehen, in elektronischer Form geführt und vorgehalten werden müssen. Grundlage hierfür ist unter anderem die Beitragsverfahrensverordnung (BVV), die Teil der nationalen Sozialversicherungsregelungen ist.
Nach § 8 Absatz 2 dieser Verordnung müssen diverse Entgeltunterlagen, soweit sie nicht bereits elektronisch im Abrechnungssystem eines Arbeitgebers verfügbar sind, in elektronischer Form vorliegen bzw. vom Arbeitgeber in dieser Form übernommen werden können – etwa Daten zu Meldungen, Bescheinigungen oder Erklärungen, die für die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen relevant sind. Zudem sieht § 8 Abs. 3 BVV vor, dass diese elektronischen Unterlagen dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder Beschäftigten in elektronischer Form bereitgestellt werden müssen. Bis zum 31. Dezember 2026 kann der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen auf Antrag von dieser Pflicht befreit werden; danach entfällt diese Übergangsregelung und die digitale Führung der Entgeltunterlagen ist durchgängig umzusetzen.
Das bedeutet konkret, dass Unternehmen spätestens ab dem 1. Januar 2027 diese Dokumente rechtskonform elektronisch führen müssen, damit sie den Anforderungen von Prüfungen durch Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden entsprechen können.
Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte im arbeitsrechtlichen Sinne (also für alle Unterlagen und unabhängig vom Entgeltkontext) besteht bislang nicht; hier bleibt es beim Arbeitgeber, welche Form der Aktenführung er wählt, solange die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Prüfbarkeit erfüllt sind. Eine vollständig digitale Dokumentenführung im Personalbereich ist allerdings empfehlenswert.
Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ermöglicht effizientes Arbeiten und ist von überall aus abrufbar. Kosten werden drastisch reduziert und das Einhalten von Datenschutzregelungen wird erleichtert. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zu den großen Vorteilen der digitalen Personalakte:
Kann ich mit der digitalen Personalakte Kosten sparen?
Ja, denn viele Personaler verbringen sehr viel Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten in Papierakten. Mit einer digitalen Personalakte können Personalkosten stark reduziert und bis zu 90 % Zeit gewonnen werden. Der Grund ist einfach: Dokumente sind nach wenigen Sekunden digital gefunden oder abgelegt. Zeitintensives Suchen in Papierakten entfällt, auch Miet- und Lagerkosten gehören der Vergangenheit an. Es bleibt also mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie zum Beispiel Recruiting oder Retention Management.
Wie entlastet die digitale Personalakte die Mitarbeiter?
Durch die Digitalisierung von Personaldokumenten wird besonders die Personalabteilung entlastet. Die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten und die damit verbundene zeitaufwändige und fehleranfällige Datenerfassung entfällt. Die digitalisierte Dokumentation und Archivierung ermöglicht den Personalverantwortlichen einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das erleichtert die Planung und Umsetzung von Personalmaßnahmen, wie beispielsweise der Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitern oder der Organisation von Schulungen.
Insgesamt profitiert die Personalabteilung durch die Einführung einer digitalen Personalakte also in erheblichem Maße von einer gesteigerten Effizienz, einer verbesserten Datenverfügbarkeit und -transparenz sowie einer erleichterten Kommunikation mit anderen Abteilungen im Unternehmen.
Wie einfach ist die Einführung der digitalen Personalakte?
Die Einführung ist mittlerweile nicht mehr kompliziert und mit bewährten Best-Practice-Ansätzen auch einfach zu bewältigen. Mit einem Anbieter wie aconso erfolgt die Implementierung durch das Wissen unzähliger Projekte schrittweise und koordiniert. Im Vorfeld sollten allerdings einige Aspekte beachtet und wesentliche Fragen geklärt werden.
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Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja, eine Software für Personalakten erleichtert sogar die Erfüllung wichtiger Datenschutzbestimmungen. Informationspflichten und Auskunftsrechte werden eingehalten. Über ein Rollen- und Rechtekonzept wird der Dokumentenzugriff auf die jeweilige Rolle des Mitarbeitenden beschränkt. So sieht jeder nur die Inhalte, die für die jeweilige Person bestimmt sind. Eine besondere Stärke beim Thema EU-DSGVO: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden, denn es gilt das „Recht auf Vergessenwerden“.
Lesen Sie hier mehr zum Thema Datenschutz und DSGVO
Habe ich von überall Zugriff auf die digitale Personalakte?
Ja, Dokumente sind immer und von jedem Endgerät aus verfügbar – auch im Homeoffice. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.
Ein enormer Vorteil für alle, die mit der Akte arbeiten: Durch ein einfaches Rollenkonzept wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet. Digitale Personalakten können durch moderne Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Rollenkonzepte besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden als manuelle Akten.
Wie viel Papier kann ich mit einer digitalen Personalakte einsparen?
Durch eine elektronische Personalakte werden nicht nur Lager- und Personalkosten eingespart. Auch der Papierverbrauch wird drastisch reduziert. Ohne Digitalisierung werden für 1.000 Mitarbeitende rund 100.000 Blatt Papier für Personalakten verschwendet – das entspricht vier ausgewachsenen Fichten und einer halben Tonne CO2 für die Papierproduktion.
Ist eine digitale Personalakte integrierbar mit meinem HCM-System?
Ja, eine optische und technische Anbindung ermöglicht ein benutzerfreundliches Arbeiten ohne Systemsprünge. Die digitale Personalakte von aconso lässt sich an alle bekannten HCM-Systeme anbinden, darunter SAP SuccessFactors, Workday oder ServiceNow. Sascha Körper, Head of HR Global Services bei der Deutsche Börse Group, zeigt sich begeistert: „aconso ist nicht einfach ein Tool, sondern eine vollständig integrierte Lösung, die sich nahtlos in unsere IT-Landschaft einfügt.“
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Lassen sich mit der digitalen Personalakte Dokumentenprozesse komplett digitalisieren?
Ja, für End-to-End-Prozesse in der Personalabteilung ist die digitale Personalakte ein guter Start. Mit einer Erweiterung lassen sich beispielsweise Dokumente automatisch erstellen. So kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag für ein neues Teammitglied schon im Bewerbungsgespräch angefertigt werden. Unterschrieben wird das Dokument dann mit einer digitalen Signatur, zum Beispiel mit der Lösung von Adobe Acrobat Sign oder DocuSign. Durch die anschließende Ablage entsteht so ein vollständig digitaler Prozess.
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Ist die digitale Personalakte intuitiv bedienbar?
Ziel bei der Einführung einer Personalakten-Software ist eine möglichst hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Nur wenn die Beteiligten verstehen, wie die Software zu bedienen ist, ist der Nutzen besonders hoch. Daher sollten Sie bei der Softwareauswahl auf folgende Eigenschaften achten:
- Einfache, klare Struktur
- Moderne Oberflächen mit regelmäßigen Updates und Verbesserungen
- Vollständige Responsivität über alle Endgeräte
- Dokumentensuche in nur wenigen Sekunden
- Funktionen wie Freitextsuche oder Drag-&-Drop-Upload
Insgesamt kann eine intuitiv bedienbare digitale Personalakte also dazu beitragen, den Arbeitsalltag von Mitarbeitern und HR-Abteilungen zu erleichtern und somit zu einer besseren Employee Experience beitragen. Unternehmen sollten daher prüfen, ob eine solche Lösung, wie die von aconso, für sie in Frage kommt und wie sie diese am besten einführen können.
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Inhalt und Aufbau der digitalen Personalakte
Neben dem Inhalt, also den Dokumenten, ist auch der Aufbau einer digitalen Personalakte wichtig. Welche Daten der Mitarbeitenden spielen eine Rolle? Ähnlich wie bei einer Papierakte, müssen auch in der elektronischen Version Register angelegt werden. Der Aufbau und Inhalt der digitalen Personalakte kann je nach Unternehmen und Softwarelösung variieren, aber typischerweise beinhaltet sie folgende Informationen:
Was gehört in eine Digitale Personalakte?
Ähnlich wie bei Papierakten sind alle Daten und Dokumente, die für ein Arbeitsverhältnis wichtig sind, der Hauptbestandteil einer digitalen Personalakte. Hierzu zählen z. B. Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse. In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:
- Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf
- Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. Änderungsmitteilungen
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
- Sozialversicherungsnachweis
- Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
- Informationen zur Gehaltsentwicklung
- Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
- Dokumente zur Korrespondenz mit den Mitarbeitenden
- Abmahnungen
- Sonstige Sanktionen
- Beurteilungen
- Kündigungsschreiben
- Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse
Welche Dokumente gehören nicht in eine digitale Personalakte?
Private Unterlagen oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern berühren, haben hier nichts zu suchen. Ärztliche Unterlagen, psychologische Gutachten, aber auch private Social-Media-Profile dürfen in keiner Form in der Akte aufbewahrt werden.
Wie ist die digitale Personalakte aufgebaut?
Die Registerstruktur bei einer digitalen Personalakte bezieht sich auf die Organisation und Kategorisierung von Dokumenten und Daten innerhalb der digitalen Personalakte. Sie besteht aus verschiedenen Registerkarten oder Ordnern, die bestimmte Kategorien von Dokumenten oder Informationen repräsentieren, um eine systematische und effiziente Verwaltung zu ermöglichen.
Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten. Für eine übersichtliche Gliederung der Dokumentarten empfiehlt sich eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:
- Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
- Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
- Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
- Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)
Welche Personaldaten werden für die digitale Personalakte benötigt?
Um eine korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die Stammdaten Personalnummer, Vorname, Nachname und Geburtsdatum dringend empfohlen. Zu den optionalen Grundinformationen gehören:
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Führungskraft
- Standort
- Geschäftsbereich
- Abteilung/Kostenstelle
- Organisationseinheit
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Benutzername
- Status (aktiv/inaktiv)
- uvm.
Exemplarischer Aufbau der digitalen Personalakte
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten bei der digitalen Personalakte?
Wie bei vielen Sachverhalten in der Personalabteilung, gilt gerade bei der Arbeit mit einer digitalen Personalakte, eine Vielzahl wichtiger Rahmenbedingungen einzuhalten, um den Missbrauch der wertvollen personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte vorzugreifen. Was gilt es also zu beachten bei einer ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung in der digitalen Personalakte? Diese und weitere wichtige Fragen rund um die gesetzlichen Rahmenbedingungen beantworten wir Ihnen hier.
Allgemeingültige gesetzliche Regeln bezüglich einer ordnungsgemäßen Archivierung elektronischer Dokumente, werden im GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) festgehalten. Diese bilden seit 1. Januar 2015 die Grundlager jedes digital erstellten Dokuments. Neben allgemeinen Anforderungen wie Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung sind darin auch Vorgaben zu einem internen Kontrollsystem, zur Datensicherheit und dem Datenzugriff sowie die zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit geregelt.
Was ist beim Datenschutz genau zu beachten?
Beim Führen einer Personalakte muss die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Eine Softwarelösung unterstützt Sie dabei, Datenschutzbestimmungen einfach umzusetzen und einzuhalten. Hierzu zählen zum Beispiel Informationspflichten und Auskunftsrechte. Beschäftigte können ihre Unterlagen etwa jederzeit selbst aufrufen.
Aufbewahrung von Originaldokumenten
Aufbewahrungsfristen in der digitalen Personalakte beziehen sich auf die gesetzlichen Vorgaben, wie lange bestimmte Dokumente oder Daten in der digitalen Personalakte aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht oder vernichtet werden können. Die genauen Fristen können hierbei je nach Art der Dokumente und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen variieren. Es ist wichtig, dass Organisationen diese Aufbewahrungsfristen in der digitalen Personalakte einhalten, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren
Wann muss der Betriebsrat einbezogen werden?
In Bezug auf die digitale Personalakte hat der Betriebsrat in Deutschland bestimmte Rechte und Pflichten. Diese sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgelegt. Gemäß § 80 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat das Recht, die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die für die Verarbeitung, Speicherung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten genutzt werden, mitzubestimmen. Dies gilt auch für die digitale Personalakte. Der Betriebsrat hat daher ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Einführung, Anwendung und Änderung der digitalen Personalakte geht.
Nach § 80 Abs. 2 Satz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat das Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte, sofern dies für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Er darf dabei aber nur diejenigen Informationen einsehen, die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben relevant sind.
Schutz der personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden
Gleichzeitig hat der Betriebsrat auch die Pflicht, die Datenschutzrechte der Mitarbeitenden zu schützen. Er muss sicherstellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen steht und dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden, damit die Einhaltung der geltenden Gesetze und Verordnungen sichergestellt ist. Insgesamt ist der Betriebsrat also eine wichtige Instanz bei der Einführung und Nutzung einer digitalen Personalakte im Unternehmen. Er hat ein Mitbestimmungsrecht, um die Rechte der Mitarbeitenden zu schützen, und muss gleichzeitig sicherstellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Der Betriebsrat sollte also so früh wie möglich in die Entscheidung involviert werden. Gemeinsam werden so zum Beispiel datenschutzrechtliche Bedenken ausgeräumt oder es kann sichergestellt werden, dass keine Auswertungen zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle stattfinden.
Lesen Sie dazu unser Whitepaper: „Den Betriebsrat von der HR-Digitalisierung überzeugen“ (PDF)
