Digitale Personalakte

Digitale Personalakte: Definition, Vorteile, Rechtliches, Aufbau und Inhalt

Mit einer digitalen Personalakte, welche auch als elektronische Personalakte bezeichnet wird, können HR-Dokumente ganz einfach elektronisch verwaltet werden. Mithilfe moderner Softwarelösungen erhält man mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Doch wie funktioniert diese softwaregestützte Lösung genau und welche Kosten entstehen für Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte? Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst:

Inhalt:

• Was ist eine digitale Personalakte?
• Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?
• Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die digitale Personalakte?
• Was gehört in eine digitale Personalakte? – Inhalt und Aufbau?

Was ist eine digitale Personalakte?

Technisch gesehen ist die digitale Personalakte eine Software zum Verwalten von Personalakten. Sie ist die elektronische Version der klassischen Papierakte, in der Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeiter archivieren und abrufen können. Die Personalarbeit ist oft zeitaufwendig: Im Recruiting, Personalmanagement und Controlling fallen viele sensible Dokumente an, die übersichtlich und sicher verwahrt werden müssen. 150 bis 200 Dokumente entfallen in einem Unternehmen durchschnittlich auf eine beschäftigte Person. Bewerbungen, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich in Papierform nur mit viel Aufwand und hohem Platzverbrauch strukturieren. Dabei den Überblick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Digitalisiert können Dokumente dagegen jederzeit ohne Mühe abgerufen werden. In vielen deutschen Unternehmen regieren aber immer noch große Aktenschränke mit sperrigen Papierakten.

Der Begriff digitale Personalakte im rechtlichen Sinne

Wenn man im Rechtsrahmen über eine digitale Personalakte spricht, gilt es den Begriff vorerst so genau wie möglich zu definieren, bevor man entscheidet, welche rechtlichen Rahmenbedingungen überhaupt greifen. Eine allgemeingültige rechtverbindliche Definition einer digitalen Personalakte gibt es jedoch nicht. Ende der 1980er-Jahre beschrieb das Bundesarbeitsgericht die Personalakte innerhalb einer Urteilsverkündung als eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters geben (BAG, Urt. v. 7.9.1988 – 5 AZR 625/82). Heute würde man die persönliche Komponente aufgrund der aktuellen Datenschutzrichtlinien streichen und die Akte vielmehr als „…jede Sammlung von Unterlagen, die sich auf die Person von Beschäftigten beziehen und die einen inneren Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis aufweisen.“ bezeichnen.

Ist die digitale Personalakte in Deutschland eigentlich Pflicht?

Nein, eine digitale Personalakte ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen haben die Wahl, ob sie die Personalakten in Papierform oder digital führen möchten. Allerdings müssen Unternehmen bei der digitalen Aufbewahrung von personenbezogenen Daten einige Punkte wie z.B geltende Datenschutzbestimmungen beachten.

Studie: So steht es um die Digitalisierung in deutschen Personalabteilungen

Wie es um die digitale Transformation in der Personalabteilung steht, zeigt eine aktuelle Studie von aconso. In den vergangenen drei Jahren hat die Digitalisierung im Personalwesen erheblich Fahrt aufgenommen. 59 Prozent der HR-Verantwortlichen sagen, dass sich der Digitalisierungsgrad in ihrer Abteilung stark verändert hat. 73 Prozent erzielen dadurch eine mittlere bis sehr hohe Zeitersparnis und 63 Prozent konnten Kosten reduzieren. Befragt wurden Personalentscheidende in ganz Deutschland. 

Die Digitalisierung bleibt weiterhin einer der bestimmenden Trends im Personalwesen. Gleichzeitig zählt sie zu den größten Herausforderungen (52 Prozent), mit der HR-Abteilungen in den vergangenen drei Jahren zu kämpfen hatten. Nur der anhaltende Fachkräftemangel beschäftigte Personaler:innen noch mehr (77 Prozent). Doch gerade um ihn zu bewältigen, spielen digitale HR-Prozesse eine wichtige Rolle. Sie erleichtern die Arbeit im Recruiting erheblich, finden 56 Prozent der Befragten, und bringen Vorteile für Bewerbende (53 Prozent). Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ermöglicht es zum Beispiel, direkt am Ende eines erfolgreichen Vorstellungsgesprächs einen Arbeitsvertrag zu erstellen. Am stärksten spürt HR die Arbeitsentlastung bei der Administration (79 Prozent). Aber auch im Bereich Weiterbildung (34 Prozent) sowie Austritt und Kündigung (28 Prozent) erleichtern automatisierte Prozesse die Personalarbeit.

Die vollständige Studie können Sie hier herunterladen: https://www.aconso.com//hr-wissen/digitale-personalakte/hr-studie-2023/

Die 10 wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte

Die Software ermöglicht effizientes Arbeiten und ist von überall aus abrufbar. Kosten werden drastisch reduziert und das Einhalten von Datenschutzregelungen wird erleichtert.

1. Kosteneinsparung und Arbeitsentlastung

Kennen Sie das auch? Viele Personaler verbringen sehr viel Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten in Papierakten. Mit einer digitalen Personalakte können Kosten stark reduziert werden und bis zu 90 % Zeit gewonnen werden. Der Grund ist einfach: Dokumente sind nach wenigen Sekunden digital gefunden oder abgelegt. Zeitintensives Suchen in Papierakten entfällt, auch Miet- und Lagerkosten gehören der Vergangenheit an. Es bleibt also mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie zum Beispiel Recruiting oder Retention Management.

Lesen Sie dazu eine Kostenbeispiel

2. Zufriedene Mitarbeitende

Durch die Digitalisierung von Personaldokumenten wird natürlich zu allererst einmal die Personalabteilung entlastet. Die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten und die damit verbundene zeitaufwändige und fehleranfällige Datenerfassung entfällt. Die digitalisierte Dokumentation und Archivierung ermöglicht den Personalverantwortlichen einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das erleichtert die Planung und Umsetzung von Personalmaßnahmen, wie beispielsweise der Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitern oder der Organisation von Schulungen.

Insgesamt profitiert die Personalabteilung durch die Einführung einer digitalen Personalakte also in erheblichem Maße von einer gesteigerten Effizienz, einer verbesserten Datenverfügbarkeit und -transparenz sowie einer erleichterten Kommunikation mit anderen Abteilungen im Unternehmen.

3. Kinderleichte Umstellung auf die digitale Personalverwaltung

Die Einführung ist mittlerweile nicht mehr kompliziert und mit bewährten Best-Practice-Ansätzen auch einfach zu bewältigen. Mit einem Anbieter wie aconso erfolgt die Implementierung durch das Wissen hunderter Projekte schrittweise und koordiniert. Im Vorfeld sollten allerdings einige Aspekte beachtet und wesentliche Fragen geklärt werden.

Lesen Sie dazu: Was man bei der Einführung einer digitalen Personalakte beachten muss

4. Gewährleisteter Datenschutz und Compliance

Eine Software für Personalakten erleichtert die Erfüllung wichtiger Datenschutzbestimmungen. Informationspflichten und Auskunftsrechte werden eingehalten. Über ein Rollen- und Rechtekonzept wird der Dokumentenzugriff auf die jeweilige Rolle des Mitarbeitenden beschränkt. So sieht jeder nur die Inhalte, die für die jeweilige Person bestimmt sind. Eine besondere Stärke beim Thema EU-DSGVO: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden, denn es gilt das „Recht auf Vergessenwerden“. Bei der Lösung von aconso ist ein Vorschlag für ein Datenschutzkonzept und die Betriebsvereinbarung inklusive.

Mehr zum Datenschutz und DSGVO

5. Zugriff von überall – und das sicher!

Dokumente sind immer und von jedem Endgerät aus verfügbar – auch im Homeoffice. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.

Ein enormer Vorteil für alle, die mit der Akte arbeiten: Durch ein einfaches Rollenkonzept wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet. Digitale Personalakten können durch moderne Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Rollenkonzepte besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden als manuelle Akten.

6. Papierloses Büro

Durch eine elektronische Personalakte werden nicht nur Lager- und Personalkosten eingespart. Auch der Papierverbrauch wird drastisch reduziert. Ohne Digitalisierung werden für 1.000 Mitarbeitende rund 100.000 Blatt Papier für Personalakten verschwendet – das entspricht vier ausgewachsenen Fichten und einer halben Tonne CO₂ für die Papierproduktion.

7. Einfache Anbindung an das HR-System

Eine optische und technische Anbindung ermöglicht ein benutzerfreundliches Arbeiten ohne Systemsprünge. Die digitale Personalakte lässt sich unter anderem in SAP HXM oder SAP SuccessFactors integrieren, weitere Schnittstellen sind möglich. Andreas Krotki, HR Business Partner bei Warsteiner, ist begeistert: „Im Zusammenspiel aus aconso und SAP haben wir die Grundlage für ein ausbaufähiges Gesamtkonzept geschaffen. Dabei ist für den Endanwender alles aus einem Guss.“

Mehr zum Zusammenspiel von SAP SuccessFactors und elektronischer Personalakte

8. Komplett digitale Dokumentenprozesse

Mit einer Erweiterung lassen sich Dokumente automatisch erstellen. So kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag für ein neues Teammitglied schon im Bewerbungsgespräch angefertigt werden. Unterschrieben wird das Dokument dann mit einer digitalen Signatur. Durch die elektronische Ablage entsteht so ein vollständig digitaler Prozess.

Lernen Sie mehr über die automatische Erstellung von Arbeitsverträgen

9. Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung

Ziel bei der Einführung einer Personalakten-Software ist eine möglichst hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Nur wenn die Beteiligten verstehen, wie die Software zu bedienen ist, ist der Nutzen besonders hoch. Daher sollten Sie bei der Softwareauswahl auf folgende Eigenschaften achten:

• Einfache, klare Struktur
• Moderne Oberflächen mit regelmäßigen Updates und Verbesserungen
• Vollständige Responsivität über alle Endgeräte
• Dokumentensuche in nur wenigen Sekunden
• Funktionen wie Freitextsuche oder Drag-&-Drop-Upload

Insgesamt kann eine digitale Personalakte also dazu beitragen, den Arbeitsalltag von Mitarbeitern und HR-Abteilungen zu erleichtern und somit zu einer besseren Employee Experience beitragen. Unternehmen sollten daher prüfen, ob eine solche Lösung für sie in Frage kommt und wie sie diese am besten einführen können.

10. Bessere Employee Experience durch digital Leadership

Die digitale Personalakte ist ein Beispiel für die Nutzung von digitalen Technologien im HR-Bereich und kann als Teil von „Digital Leadership“ betrachtet werden. Digital Leadership bezieht sich auf die Fähigkeit von Führungskräften, digitale Technologien strategisch einzusetzen, um Geschäftsprozesse zu verbessern, Innovationen zu fördern und Veränderungen zu bewältigen. Die Einführung digitaler Tools erfordert eine aktive Führung und Gestaltung, um die digitale Transformation im HR-Bereich voranzutreiben. Die Effizienz wird gesteigert und verbessert somit die Employee Experience.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Sicherheit

Wie bei vielen Sachverhalten in der Personalabteilung, gilt gerade bei der Arbeit mit einer digitalen Personalakte, eine Vielzahl wichtiger Rahmenbedingungen einzuhalten, um den Missbrauch der wertvollen personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte vorzugreifen. Was gilt es also zu beachten bei einer ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung in der digitalen Personalakte? Diese und weitere wichtige Fragen rund um die gesetzlichen Rahmenbedingungen beantworten wir Ihnen hier.

Allgemeingültige gesetzliche Regeln bezüglich einer ordnungsgemäßen Archivierung elektronischer Dokumente, werden im GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) festgehalten. Diese bilden seit 1. Januar 2015 die Grundlager jedes digital erstellten Dokuments. Neben allgemeinen Anforderungen wie Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung sind darin auch Vorgaben zu einem internen Kontrollsystem, zur Datensicherheit und dem Datenzugriff sowie die zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit geregelt.

Was ist beim Datenschutz genau zu beachten?

Beim Führen einer Personalakte muss die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Eine Softwarelösung unterstützt Sie dabei, Datenschutzbestimmungen einfach umzusetzen und einzuhalten. Hierzu zählen zum Beispiel Informationspflichten und Auskunftsrechte. Beschäftigte können ihre Unterlagen etwa jederzeit selbst aufrufen.

Lesen Sie hier ausführlich worauf beim Datenschutz mit der elektronischen Personalakte zu achten ist!

Aufbewahrung von Originaldokumenten

Aufbewahrungsfristen in der digitalen Personalakte beziehen sich auf die gesetzlichen Vorgaben, wie lange bestimmte Dokumente oder Daten in der digitalen Personalakte aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht oder vernichtet werden können. Die genauen Fristen können hierbei je nach Art der Dokumente und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen variieren. Es ist wichtig, dass Organisationen diese Aufbewahrungsfristen in der digitalen Personalakte einhalten, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren

Wann muss der Betriebsrat einbezogen werden?

In Bezug auf die digitale Personalakte hat der Betriebsrat in Deutschland bestimmte Rechte und Pflichten. Diese sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgelegt. Gemäß § 80 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat das Recht, die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die für die Verarbeitung, Speicherung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten genutzt werden, mitzubestimmen. Dies gilt auch für die digitale Personalakte. Der Betriebsrat hat daher ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Einführung, Anwendung und Änderung der digitalen Personalakte geht.

Nach § 80 Abs. 2 Satz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat das Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte, sofern dies für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Er darf dabei aber nur diejenigen Informationen einsehen, die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben relevant sind.

Schutz der personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden

Gleichzeitig hat der Betriebsrat auch die Pflicht, die Datenschutzrechte der Mitarbeitenden zu schützen. Er muss sicherstellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen steht und dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden, damit die Einhaltung der geltenden Gesetze und Verordnungen sichergestellt ist. Insgesamt ist der Betriebsrat also eine wichtige Instanz bei der Einführung und Nutzung einer digitalen Personalakte im Unternehmen. Er hat ein Mitbestimmungsrecht, um die Rechte der Mitarbeitenden zu schützen, und muss gleichzeitig sicherstellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Der Betriebsrat sollte also so früh wie möglich in die Entscheidung involviert werden. Gemeinsam werden so zum Beispiel datenschutzrechtliche Bedenken ausgeräumt oder es kann sichergestellt werden, dass keine Auswertungen zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltens­kontrolle stattfinden.

Lesen Sie dazu unser Whitepaper: „Den Betriebsrat von der HR-Digitalisierung überzeugen“ (PDF)

Inhalt und Aufbau der digitalen Personalakte

Neben dem Inhalt, also den Dokumenten, ist auch der Aufbau einer digitalen Personalakte wichtig. Welche Daten der Mitarbeitenden spielen eine Rolle? Ähnlich wie bei einer Papierakte, müssen auch in der elektronischen Version Register angelegt werden. Der Aufbau und Inhalt der digitalen Personalakte kann je nach Unternehmen und Softwarelösung variieren, aber typischerweise beinhaltet sie folgende Informationen:

Was gehört in eine Personalakte?

Ähnlich wie bei Papierakten sind alle Daten und Dokumente, die für ein Arbeitsverhältnis wichtig sind der Hauptbestandteil einer digitalen Personalakte. Hierzu zählen z. B. Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse. In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:

Was gehört nicht rein?

Private Unterlagen oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern berühren, haben hier nichts zu suchen. Ärztliche Unterlagen, psychologische Gutachten, aber auch private Social-Media-Profile dürfen in keiner Form in der Akte aufbewahrt werden.

Worauf ist beim Aufbau der Registerstruktur zu achten?

Die Registerstruktur bei einer digitalen Personalakte bezieht sich auf die Organisation und Kategorisierung von Dokumenten und Daten innerhalb der digitalen Personalakte. Sie besteht aus verschiedenen Registerkarten oder Ordnern, die bestimmte Kategorien von Dokumenten oder Informationen repräsentieren, um eine systematische und effiziente Verwaltung zu ermöglichen.

Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten. Für eine übersichtliche Gliederung der Dokumentarten empfiehlt sich eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:

• Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
• Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
• Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
• Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)

Welche Personaldaten werden benötigt?

Um eine korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die Stammdaten Personalnummer, Vorname, Nachname und Geburtsdatum dringend empfohlen.

Weitere Kapitel:

• So gelingt die Einführung der digitalen Personalakte in wenigen Schritten
• Wissenswertes zu den datenschutzrechtlichen Grundlagen
• Kostenbeispiel: So viel können Sie mit einer digitalen Personalakte einsparen
• Studie: So steht es um die HR-Digitalisierung in deutschen Personalabteilungen 2023 (Whitepaper)