Elektronisches Personaldossier

Digitales Personaldossier: Definition, Vorteile, Rechtliches, Aufbau und Inhalt

Mit einem elektronischen Personaldossier können HR-Dokumente ganz einfach elektronisch verwaltet werden. Mithilfe moderner Softwarelösungen erhält man mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Doch wie funktioniert diese softwaregestützte Lösung genau und welche Kosten entstehen für Unternehmen bei der Einführung des digitalen Personaldossiers? Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst:

Inhalt:

• Was ist ein digitales Personaldossier?
• Welche Vorteile bietet ein digitales Personaldossier?
• Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für das digitale Personaldossier?
• Was gehört in ein digitales Personaldossier? – Inhalt und Aufbau?

Was ist ein digitales Personaldossier?

Technisch gesehen ist das digitale Personaldossier eine Software zum Verwalten von Personaldossiers. Sie ist die elektronische Version des klassischen Personaldossiers, in der Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeiter archivieren und abrufen können. Die Personalarbeit ist oft zeitaufwendig: Im Recruiting, Personalmanagement und Controlling fallen viele sensible Dokumente an, die übersichtlich und sicher verwahrt werden müssen. 150 bis 200 Dokumente entfallen in einem Unternehmen durchschnittlich auf eine beschäftigte Person. Bewerbungen, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich in Papierform nur mit viel Aufwand und hohem Platzverbrauch strukturieren. Dabei den Überblick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine grosse Herausforderung. Digitalisiert können Dokumente dagegen jederzeit ohne Mühe abgerufen werden. In vielen Schweizer Unternehmen regieren aber immer noch grosse Aktenschränke mit sperrigen Papierdossiers.

Die 10 wichtigsten Vorteile des digitalen Personaldossiers

Die Software ermöglicht effizientes Arbeiten und ist von überall aus abrufbar. Kosten werden drastisch reduziert und das Einhalten von Datenschutzregelungen wird erleichtert.

1. Kosteneinsparung und Arbeitsentlastung

Kennen Sie das auch? Viele Personaler verbringen sehr viel Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten in Papierdossiers. Mit einem digitalen Personaldossier können Kosten reduziert und bis zu 90 % Zeit gewonnen werden. Der Grund ist einfach: Dokumente sind nach wenigen Sekunden digital gefunden oder abgelegt. Zeitintensives Suchen in Papierdossiers entfällt, auch Miet- und Lagerkosten gehören der Vergangenheit an. Es bleibt also mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie zum Beispiel Recruiting oder Retention Management.

2. Zufriedene Mitarbeiter

Durch die Digitalisierung von Personaldokumenten wird natürlich zu allererst einmal die Personalabteilung entlastet. Die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten und die damit verbundene zeitaufwändige und fehleranfällige Datenerfassung entfällt. Die digitalisierte Dokumentation und Archivierung ermöglicht den Personalverantwortlichen einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das erleichtert die Planung und Umsetzung von Personalmassnahmen, wie beispielsweise der Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitern oder der Organisation von Schulungen.

Insgesamt profitiert die Personalabteilung durch die Einführung eines digitalen Personaldossiers also in erheblichem Masse von einer gesteigerten Effizienz, einer verbesserten Datenverfügbarkeit und -transparenz sowie einer erleichterten Kommunikation mit anderen Abteilungen im Unternehmen.

3. Kinderleichte Umstellung auf die digitale Personalverwaltung

Die Einführung ist mittlerweile nicht mehr kompliziert und mit bewährten Best-Practice-Ansätzen auch einfach zu bewältigen. Mit einem Anbieter wie aconso erfolgt die Implementierung durch das Wissen hunderter Projekte schrittweise und koordiniert. Im Vorfeld sollten allerdings einige Aspekte beachtet und wesentliche Fragen geklärt werden.

Lesen Sie dazu: Was man bei der Einführung eines digitalen Personaldossiers beachten muss

4. Gewährleisteter Datenschutz und Compliance

Eine Software für Personaldossiers erleichtert die Erfüllung wichtiger Datenschutzbestimmungen. Informationspflichten und Auskunftsrechte werden eingehalten. Über ein Rollen- und Rechtekonzept wird der Dokumentenzugriff auf die jeweilige Rolle des Mitarbeitenden beschränkt. So sieht jeder nur die Inhalte, die für die jeweilige Person bestimmt sind. Eine besondere Stärke beim Thema Datenschutz: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden.

5. Zugriff von überall – und das sicher!

Dokumente sind immer und von jedem Endgerät aus verfügbar – auch im Homeoffice. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.

Ein enormer Vorteil für alle, die mit dem e-Dossier arbeiten: Durch ein einfaches Rollenkonzept wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet. Digitale Personaldossiers können durch moderne Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Rollenkonzepte besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden als manuelle Dossiers.

6. Papierloses Büro

Durch ein elektronisches Personaldossier werden nicht nur Lager- und Personalkosten eingespart. Auch der Papierverbrauch wird drastisch reduziert. Ohne Digitalisierung werden für 1.000 Mitarbeiter rund 100.000 Blatt Papier für Personaldossiers verschwendet – das entspricht vier ausgewachsenen Fichten und einer halben Tonne CO₂ für die Papierproduktion.

7. Einfache Anbindung an das HR-System

Eine optische und technische Anbindung ermöglicht ein benutzerfreundliches Arbeiten ohne Systemsprünge. Das digitale Personaldossier lässt sich unter anderem in SAP HXM oder SAP SuccessFactors integrieren, weitere Schnittstellen sind möglich.

Mehr zum Zusammenspiel von SAP SuccessFactors und dem elektronischen Personaldossier

8. Komplett digitale Dokumentenprozesse

Mit einer Erweiterung lassen sich Dokumente automatisch erstellen. So kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag für ein neues Teammitglied schon im Bewerbungsgespräch angefertigt werden. Unterschrieben wird das Dokument dann mit einer digitalen Signatur. Durch die elektronische Ablage entsteht so ein vollständig digitaler Prozess.

Lernen Sie mehr über die automatische Erstellung von Arbeitsverträgen

9. Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung

Ziel bei der Einführung einer Personaldossier-Software ist eine möglichst hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitern. Nur wenn die Beteiligten verstehen, wie die Software zu bedienen ist, ist der Nutzen besonders hoch. Daher sollten Sie bei der Softwareauswahl auf folgende Eigenschaften achten:

• Einfache, klare Struktur
• Moderne Oberflächen mit regelmässigen Updates und Verbesserungen
• Vollständige Responsivität über alle Endgeräte
• Dokumentensuche in nur wenigen Sekunden
• Funktionen wie Freitextsuche oder Drag-&-Drop-Upload

Insgesamt kann das digitale Personaldossier also dazu beitragen, den Arbeitsalltag von Mitarbeitern und HR-Abteilungen zu erleichtern und somit zu einer besseren Employee Experience beitragen. Unternehmen sollten daher prüfen, ob eine solche Lösung für sie in Frage kommt und wie sie diese am besten einführen können.

10. Bessere Employee Experience durch Digital Leadership

Das digitale Personaldossier ist ein Beispiel für die Nutzung von digitalen Technologien im HR-Bereich und kann als Teil von «Digital Leadership» betrachtet werden. Digital Leadership bezieht sich auf die Fähigkeit von Führungskräften, digitale Technologien strategisch einzusetzen, um Geschäftsprozesse zu verbessern, Innovationen zu fördern und Veränderungen zu bewältigen. Die Einführung digitaler Tools erfordert eine aktive Führung und Gestaltung, um die digitale Transformation im HR-Bereich voranzutreiben. Die Effizienz wird gesteigert und verbessert somit die Employee Experience.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz

Das digitale Personaldossier in der Schweiz unterliegt rechtlichen Rahmenbedingungen, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) bildet die Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen Daten, einschliesslich des digitalen Personaldossiers.

Gemäss dem DSG dürfen Unternehmen personenbezogene Daten nur rechtmässig und unter Einhaltung bestimmter Grundsätze verarbeiten. Dazu gehören die Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit der Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Daten nur für den definierten Zweck, beispielsweise die Personalverwaltung, erfassen und verwenden.

Bezüglich des digitalen Personaldossiers müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Zugriffsrechte auf die Daten angemessen eingeschränkt sind.

Mitarbeiter haben das Recht auf Zugriff, Berichtigung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten im digitalen Personaldossier. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Rechte problemlos ausüben können und dass ihre Anfragen angemessen bearbeitet werden.

Die Übermittlung personenbezogener Daten aus dem digitalen Personaldossier an Dritte, insbesondere an Unternehmen ausserhalb der Schweiz, unterliegt besonderen Bestimmungen. Solche Übermittlungen sind nur zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, beispielsweise ein angemessenes Datenschutzniveau im Empfängerland.

Bei Verstössen gegen die Datenschutzbestimmungen können hohe Geldstrafen und andere rechtliche Konsequenzen drohen. Das Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) ist die zuständige Behörde für die Überwachung der Einhaltung des Datenschutzgesetzes.

Es ist wichtig zu beachten, dass das DSG im Jahr 2022 revidiert wurde, um den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) näher zu kommen. Dadurch wurden einige Bestimmungen angepasst und harmonisiert. Unternehmen sollten die aktuelle Version des DSG konsultieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie alle rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem digitalen Personaldossier erfüllen.

Ist das digitale Personaldossier in der Schweiz eigentlich Pflicht?

In der Schweiz gibt es keine explizite gesetzliche Pflicht zur Führung eines digitalen Personaldossiers. Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Personaldaten verwalten, ob in Papierform oder in digitaler Form, liegt grundsätzlich in ihrem Ermessen. Es liegt jedoch im Interesse von Unternehmen, effiziente und sichere Methoden zur Verwaltung von Personaldaten einzusetzen.

Inhalt und Aufbau des digitalen Personaldossiers

Neben dem Inhalt, also den Dokumenten, ist auch der Aufbau eines digitalen Personaldossiers wichtig. Welche Daten der Mitarbeitenden spielen eine Rolle? Ähnlich wie bei einem Papierdossier, müssen auch in der elektronischen Version Register angelegt werden. Der Aufbau und Inhalt des digitalen Personaldossiers kann je nach Unternehmen und Softwarelösung variieren, aber typischerweise beinhaltet sie folgende Informationen:

Was gehört in ein Personaldossier?

Ähnlich wie beim Papierdossier sind alle Daten und Dokumente, die für ein Arbeitsverhältnis wichtig sind der Hauptbestandteil eines digitalen Personaldossiers. Hierzu zählen z. B. Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse. In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:

Was gehört nicht rein?

Private Unterlagen oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern berühren, haben hier nichts zu suchen. Ärztliche Unterlagen, psychologische Gutachten, aber auch private Social-Media-Profile dürfen in keiner Form im Dossier aufbewahrt werden.

Worauf ist beim Aufbau der Registerstruktur zu achten?

Die Registerstruktur eines digitalen Personaldossiers bezieht sich auf die Organisation und Kategorisierung von Dokumenten und Daten innerhalb der Personaldossiers. Sie besteht aus verschiedenen Registerkarten oder Ordnern, die bestimmte Kategorien von Dokumenten oder Informationen repräsentieren, um eine systematische und effiziente Verwaltung zu ermöglichen.

Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten. Für eine übersichtliche Gliederung der Dokumentarten empfiehlt sich eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:

• Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
• Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
• Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
• Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)

Welche Personaldaten werden benötigt?

Um eine korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die Stammdaten Personalnummer, Vorname, Nachname und Geburtsdatum dringend empfohlen.

Lesen Sie dazu auch:

• Was Sie bei der Einführung des elektronischen Personaldossiers alles beachten sollten