Praxisbericht Dentsu Aegis Network
«Wir haben jederzeit Zugriff auf die Informationen und genau dort, wo wir sie benötigen.»
Arbeitswelt im digitalen Wandel
Das Dentsu Aegis Network in Deutschland digitalisiert seinen kompletten Schriftverkehr im HR-Bereich. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Einführung des Digitalen Personaldossiers in der Cloud von aconso. Damit können ab sofort alle HR-Mitarbeiter von allen fünf Standorten aus jederzeit auf wichtige Personalunterlagen zugreifen. So werden nicht nur Abläufe optimiert, sondern vor allem auch Zeit und Platz im Aktenschrank eingespart. Mit der Jedermann-Akte (HR Document Box) zur digitalen Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen, einem Zeugnis-Generator sowie einer vollumfänglichen digitalen Dokumentenerzeugung wird diese Entwicklung weiter forciert.
Unternehmen
- 1.300 Mitarbeiter
- Fünf Standorte in Deutschland
Herausforderungen
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Dezentralisierung
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Zeit- und Ressourceneinsparung
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SAP-Kompatibilität
Lösung
- Digitales Personaldossier
- Cloud-Lösung
- weitere Lösungen wie HR Document Box oder Zeugnis-Generator
Projektverlauf
Über lange Zeit wurde die Human Resources Abteilung zentral aus Wiesbaden heraus gesteuert. Im Zuge der Unternehmensentwicklung ist die HR Organisation seit letztem Jahr dezentral aufgestellt und arbeitet vor Ort an den unterschiedlichen Standorten mit HR Business Partnern und Recruitern. Solange das gesamte Personalwesen unter einem Dach gebündelt war, hielt sich der Aufwand mit klassischen Papierdossiers im Rahmen – der direkte Zugriff auf die Personaldossiers und Informationen der Mitarbeiter war gewährleistet.
«Mit der Arbeit von unterschiedlichen Standorten aus, mussten Personalakten für Hamburg, Augsburg oder Düsseldorf von den HR Business Partnern jedoch angefordert, kopiert, gescannt und verschickt werden. Das war nicht nur umständlich, sondern schlicht und ergreifend auf die Dauer ineffizient.»
Benutzerfreundlichkeit und SAP-Kompatibilität im Fokus
Darüber hinaus verlegt Dentsu Aegis Network in zwei Jahren ihren Rhein-Main Standort von Wiesbaden nach Frankfurt – in Räumlichkeiten mit eingeschränktem Archivplatz. Die Lösung stand schnell fest: Ein Digitales Personaldossier musste aufgrund dieser Entwicklungen noch schneller her. Mitarbeiter aus der dezentralen Struktur können damit ohne Umwege auf wichtige Informationen zugreifen und die HR-Abteilung benötigt nur noch elektronischen Speicherplatz.
Da Dentsu Aegis sowohl für den Finanz- als auch den HR-Bereich mit SAP-Systemen arbeitet, musste auch das e-Dossier mit SAP kompatibel sein. Auf Benutzerseite wünschte sich Dentsu Aegis eine sehr gute Usability. Ausserdem sollte sich das Berechtigungskonzept aus dem SAP-System übernehmen lassen. Voraussetzung war zudem eine gute Auditing-Fähigkeit. Konzernvorgabe war ausserdem, dass eine Cloud-Lösung zum Einsatz kommen sollte. Im August 2016 begann schliesslich die Umsetzung des Projekts. Zunächst liess das Unternehmen dabei die physischen Personaldossiers der Bestandsmitarbeiter einscannen. Bis dato sind diese auch im sicheren Archiv des Lösungsanbieters eingelagert. Nach und nach folgen nun die Altdossiers der bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter, die derzeit noch bei der Agentur-Gruppe im Keller liegen.
Sicher in der Cloud, statt verstaubt im Aktenschrank
Seit Januar 2017 hat Dentsu Aegis Network das e-Dossier im Einsatz. HR-Specialists und HR Business Partner an allen deutschen Standorten können seitdem direkt auf Personalinformationen zugreifen – sofern sie die erforderliche Berechtigung dafür haben. Die Daten liegen nach deutschen Datenschutzgesetzen rechtssicher in der Cloud in einem deutschen Rechenzentrum. Sie werden verschlüsselt über einen abgeschotteten VPN-Tunnel übertragen. Derzeit führt das Agentur-Netzwerk zusätzlich die aconso Jedermann-Akte ein. Im nächsten Schritt sind der Zeugnis-Generator, mit dem der Zeugnisprozess automatisiert und digitalisiert wird, sowie die vollumfängliche digitale Dokumentenerzeugung geplant. Dentsu Aegis Network macht damit sein Personalwesen weiter fit für die Zukunft.
