People-Based HR
Definition, Tipps und Vorteile. Der Mensch im Mittelpunkt: Wofür steht eigentlich People-Based HR? Welches Ziel wird damit verfolgt und welche Rolle spielt die richtige HR Software?
Was ist People-Based HR?
People-Based HR ist ein Konzept, das zum Ziel hat, moderne HR-Technologie mit den Bedürfnissen aller am HR-Prozess Beteiligten optimal zu verbinden. Grundlage hierfür bilden die Prinzipien von New Work und Daten aus People-Analytics. Die Zusammenarbeit von HRler, Mitarbeiter und Führungskraft ist die Basis für mitarbeiterbezogene HR-Arbeit.
„Der Mensch ist das Maß aller Dinge.“[1]– Das hat sich auch im digitalen Zeitalter nicht geändert. Neue Technologien begleiten uns in jedem Lebensbereich und passen sich immer wieder aufs Neue unseren Bedürfnissen an. Wir sind fast vollkommen verschmolzen mit unseren Smartphones und können uns ein Leben ohne das Internet kaum vorstellen. Wir begegnen unserer Familie, Freunden und Arbeitskollegen meistens virtuell – Treffpunkt App. Niemals zuvor waren wir vernetzter und konnten Informationen so schnell austauschen wie heute. Seit neuem falten wir sogar unser Handy, wir bezahlen per Smartphone und schalten uns in Sekundenschnelle einen E-Scooter für den Heimweg frei. Szenarien, die bis vor ein paar Jahren kaum denkbar waren. Das digitale Zeitalter brachte uns New Work, künstliche Intelligenz und das Internet of Things und ist damit fest verankert in unserem privaten und beruflichen Alltag. Digitale Tools nehmen uns Arbeiten ab, die wir ungern selbst erledigen und schaffen somit Freiräume. Vor allem im Beruf bauen wir auf clevere Software, die uns das Arbeiten erleichtert.
Moderne HR-Arbeit ist digital und people-based
Unternehmensbereiche, deren Arbeitsalltag vor allem von administrativen Aufgaben beherrscht wird, profitieren am meisten vom digitalen Wandel. In deutschen Personalabteilungen werden 39% der HR-Ressourcen in administrative Prozesse investiert.[2] Wiederkehrende administrative Aufgaben beanspruchen nicht nur zu viele Ressourcen, sie verhindern auch, dass der Personaler seinen Fokus auf den Menschen hinter dem Arbeitnehmer lenkt. Moderne HR-Arbeit benötigt moderne Tools. Um dabei eine optimale Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung und Prozessoptimierung zu ermöglichen, braucht es die bestmögliche Verbindung zwischen Technologie und Mensch. Dabei müssen neue Tools vor allem Freiräume und neue Kapazitäten schaffen. Das schaffen Unternehmen am einfachsten mit der Einführung von HR Software. Heute lassen sich bereits ganze HR-Prozesse voll automatisieren. HR-Prozesse müssen mitarbeiterorientiert gestaltet werden, d.h. die Prozesse sollten sich nach der Arbeitsweise und den Bedürfnissen der HRler richten. HR-Software, die einen einheitlichen Workfeed ermöglicht und dabei eine optimale Zusammenarbeit durch aggregierte Aufgabenansichten mit allen relevanten Informationen bietet, gestaltet HR-Prozesse effizienter. Gleichzeitig werden alle Beteiligten eines HR-Prozesses aktiv miteinbezogen. Die Zielgruppe für eine geeignete HR Software erweitert sich dadurch um die Mitarbeiter und die Führungskräfte. So werden Teilschritte, wie Freigaben oder das Anstoßen von Prozessen, an diejenigen übergeben, die direkt betroffen sind. So werden gemeinsame Aufgaben an einem Ort erledigt und wichtige Informationen direkt über die Plattform an den zuständigen Mitarbeiter gesendet.
Zeitgemäße HR-Arbeit heißt heute, neben dem Einsatz von modernen Technologien, HR-Prozesse mitarbeiterbezogen zu gestalten. Definierte Prozesse und Zuständigkeiten sind dabei essenziell. Gleichzeitig ist es wichtig, die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter zu kennen und ihnen passende Tools an die Hand zu geben, die ihren Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern. Dabei sollte die Software in der Lage sein, komplexe Prozesse in automatische, optimierte Arbeitsabläufe umzuwandeln. Eine kontinuierliche und einheitlich positive Benutzererfahrung über alle HR-Anwendungen hinweg, sichert dabei eine langfristige Prozessoptimierung. Personalisierte Aufgaben und Informationen sind so genau dann verfügbar, wenn es darauf ankommt. HR Workflows, die von jedem Gerät, ortsunabhängig ausgeführt werden können, geben dem Mitarbeiter so die Möglichkeit, Aufgaben von unterwegs aus zu erledigen. Ein ansprechendes und übersichtliches User Interface, das ein barrierefreies Arbeiten ermöglicht, stellt selbst Menschen mit sprachlich-verbalem oder visuell eingeschränktem Verständnis ein praktikables Werkzeug zur Hand, das den Arbeitstag erleichtert.
People-Based HR im New-Work-Zeitalter
Heute geht es für Arbeitnehmer, und das gilt vor allem für die jüngeren Generationen, beim Ausübeneiner beruflichen Tätigkeit um weitaus mehr als um das reine Geld verdienen. Sie erwarten mehr von ihrem Arbeitgeber als das pünktlich überwiesene Gehalt. Das hat zwangsläufig Auswirkungen auf die HR-Abteilung. Der HRler muss heute in der Lage sein, sich auf die Bedürfnisse der New-Work-Generationen einzustellen und diese Bedürfnisse über die HR-Abteilung hinaus im ganzen Unternehmen zu positionieren. Doch woher soll sich der Personaler die Zeit für diese Themen nehmen? Wenn sich sein Arbeitstag darum dreht, Stapel an AU-Bescheinigungen abzuarbeiten und die abzulegenden und archivierenden Mitarbeiterdokumente einem schon die Sicht auf den netten Arbeitskollegen von gegenüber nehmen.
Damit die HR-Abteilung in der Lage ist, sich um weitreichendere Themen zu kümmern, müssen Kapazitäten geschaffen werden. People-Based HR passt sich dem New-Work-Zeitalter an. Dadurch werden neue Maßstäbe in der HR-Welt gesetzt und völlig neue Freiräume für HRler, Führungskräfte und Mitarbeiter geschaffen. Ziel dabei ist es, mit dem Klischee des 9-to-5-Jobs aufzuräumen, die Produktivität zu steigern und Arbeitsbedingungen an die Arbeitnehmer anzupassen: mobiles Arbeiten, eine hierarchiefreie Führung und mehr Flexibilität. New Work stellt die Frage, was der Mensch hinter dem Arbeitnehmer wirklich will und beantwortet diese mit einem Rundumschlag zu Themen wie Selbstverwirklichung, persönliche Weiterentwicklung, flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten. Das digitale Zeitalter bedient genau diese Anforderung und gibt der HR-Abteilung die Chance, sich ihrem eigentlichen Aufgabengebiet zu widmen.
HR Software und Services geben Mitarbeitern und Führungskräften die Möglichkeit, HR-Prozesse aktiv mitzugestalten und die Initiative zu ergreifen, wenn es um eine Anforderung an die Personalabteilung geht. Ein weiterer Vorteil ist die Vorbildfunktion, die HR einnimmt, wenn sie sich offen gegenüber neuen Technologien zeigt. So hat sie die Chance, ihre zukünftige Rolle und den angestrebten Aufgabenbereich neu zu definieren und ihre Zielgruppe wieder in den Fokus nehmen. Die Digitalisierung hilft der HR-Abteilung, sich langfristig von administrativen Aufgaben zu befreien und ermöglicht gleichzeitig einen optimierten Ressourceneinsatz. Aufgabenbereichen, die sonst zu kurz kommen, kann durch die aktive Beteiligung von Mitarbeitern und Führungskräften wieder mehr Beachtung geschenkt werden.
People-Based HR ist data-driven
Mitarbeiterbezogene HR-Arbeit heißt auch, den wertvollen Datenschatz der Personalabteilung zu nutzen. People Analytics ist ein aktiver Teil von People-Based HR und schafft es, durch die Kombination von Daten aus verschiedensten Quellen gezielte Fragestellungen zu beantworten. Diese können sich nicht nur auf die Vergangenheit oder Gegenwart beziehen. Durch Predictive Analytics, hat HR die Möglichkeit, Kennzahlen zukunftsbezogen anzuwenden und Zusammenhänge zu erkennen. Aus den Kennzahlen lassen sich Einflussfaktoren identifizieren und konkrete Handlungsempfehlungen ableiten. Ist in einem bestimmten Zeitrahmen eine erhöhte Fluktuationsrate zu erkennen, lassen sich durch die Datenanalyse mögliche Gründe erkennen und Warnsignale für sich eventuell wiederholende Szenarien in der Zukunft ausmachen.
Connect the dots
Die Verbindung von Mensch und Technologie, basierend auf den Werten des New-Work-Zeitalters, unterstützt vom wertvollen Datenschatz der Personalabteilung, wird so zum Schlüssel für erfolgreiche HR-Arbeit im digitalen Zeitalter, die den Menschen wieder in den Mittelpunkt stellt.
[1] Philosoph Protagoras
[2] DGFP e.V. & Kienbaum Studie: HR Strategie & Organisation 2017
