¹ Wirtschaftlichkeit und Effizienz sind zwei wichtige Faktoren, nach denen ein betriebswirtschaftlich geführtes Unternehmen seine Digitalisierung vorantreiben muss. Gleichzeitig ist es, zumindest bei einer digitalen Personalakte, oft schwer, den betriebswirtschaftlichen Blickwinkel durch eine dezidierte ROI-Berechnung zu beleuchten. Vereinfacht man jedoch einige Parameter und HR-Prozesse, kommt man auf ein Einsparpotenzial von 30 %², das sich durch kürzere Wegstrecken, schnellere Ablage und Zugriffe, Raum-, Schrank- und Papierkosteneinsparungen ergibt.
Mit der digitalen Personalakte hat man zunächst erstmal die Aktenberge ins digitale Zeitalter überführt. Im Tagesgeschäft wird in vielen HR-Abteilungen jedoch noch mit Papier gearbeitet und erst am Ende des Prozesses eingescannt und damit digitalisiert. Ein weiterer HR-Prozess, der viel Geld und Zeit kostet, ist der Dokumentenaustausch mit Mitarbeitenden. Auf Papier gedruckt werden HR-Dokumente vielerorts noch händisch per Post an Mitarbeitende verschickt. Dabei wären die Kosteneinsparungen bei digitaler und rechtssicherer Bereitstellung enorm. Man denke nur an das Einsparpotenzial bei Gehaltsabrechnungen, die Monat für Monat ausgedruckt, kuvertiert und versendet werden.
Betrachtet man die Gesamtwirtschaftlichkeit von digitalen HR-Prozessen, kommt man um die Frage On-premises oder Cloud nicht herum. Also Software kaufen und im eigenen Haus in der IT-Abteilung betreiben oder die Software als einen Service nutzen, wobei sich die Softwareinstallation in einem Rechenzentrum befindet. Die Vorteile einer Cloud-Lösung sind, dass die gesamte Softwareadministration einschließlich Betrieb, tägliche Sicherungsläufe, Update-Einspielungen etc. ausgelagert ist und damit Administrationsaufwand im eigenen Unternehmen eingespart werden kann. Beim Softwarekauf hingegen sichert man sich die Investition im eigenen Haus, hat aber anfangs ein einmalig größeres Investitionsvolumen bereitzustellen.
Ist aber eine Cloud-Lösung auch sicher? Ja, wenn man auf einige Parameter achtgibt. Es sollte sich dabei um eine sogenannte „Controlled Cloud“ handeln, die nur über sichere, weil verschlüsselte oder getunnelte Zugriffe, erreichbar ist. Ferner sollte sich diese Controlled Cloud in einem europäischen Rechenzentrum befinden, da die EU-DSGVO greift. Zuletzt wird noch ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag benötigt, den viele professionelle Anbieter ausgeben können. Wenn nun die Cloud sicher betrieben werden kann, wie sieht es überhaupt mit der Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten aus?
Rechtssicherheit: Sind digitalisierte Dokumente gesetzeskonform?
ja, wenn einige Rahmenbedingungen eingehalten werden. Dazu zählt beispielsweise die ordnungsgemäße Speicherung der Daten in einem Langzeitformat, wie z. B. das PDF in einem Archiv, das die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet. Ähnlich einer CD, die einmal gebrannt immer wieder ausgelesen werden kann, aber die Daten dort nicht mehr verändert werden können. Dazu zählt auch, dass das gesamte Verfahren, d. h. die Software und der organisatorische Prozess der Nutzung, in einer sogenannten Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Daraus wird ersichtlich, dass die ganze Prozesskette schlüssig ist und keine datenschutzrechtlichen Lücken besitzt.
Und wie sieht das bei Dokumenten aus, die dem Schriftformerfordernis genügen müssen? Das sind gesetzlich nicht viele (befristeter Arbeitsvertrag, Kündigung, Zeugnis), tarifvertraglich können noch weitere hinzukommen (z. B. jeder Arbeitsvertrag). Das Schriftformerfordernis ist erfüllt bei Papier plus eigenhändiger Unterschrift oder bei digitalem Dokument plus qualifizierter digitaler Signatur. Letzteres ist in der Praxis sehr wenig verbreitet, da es für die Privatperson in der Regel recht kompliziert ist, an diesem Verfahren teilzunehmen. Das Schriftformerfordernis beinhaltet auch, Schriftstücke wie den befristeten Vertrag im Original entgegenzunehmen, inkludiert aber keine Vorschrift zur Archivierung. Diese muss grundsätzlich ordnungsmäßig sein, was ein professionelles digitales Archiv erfüllt.³
Die sieben Grundsätze des Datenschutzes
- Detailliertes Berechtigungskonzept
- Verschlüsselung von Dokumenten
- Protokollierung
- Mehrere ineinandergreifende Sicherheitsmechanismen
- Rechts- und revisionssichere Archivierung
- Trennung von Datenbank und Archivbereich
- Verfahrensdokumentation
Letztlich ist die Rechtslage in Deutschland so, dass ein Richter die digitalisierten Dokumente gemäß dem freien Augenscheinbeweis (ZPO § 371) würdigen kann, was Spielraum eröffnet, wozu ein Haus-Jurist Einwendungen hervorbringen würde. Andererseits ist neben der reinen Rechtslage vielmehr die Praxis der Rechtsprechung entscheidend. Es gibt seit Aufkommen dieses Themas in den 1990er Jahren in Deutschland keinen Fall, wo ein Arbeitgeber deshalb vor Gericht unterlegen wäre, weil er „nur“ digitalisierte Dokumente und keine Papieroriginale vorlegen konnte. Juristisch bleibt jedoch ein Restrisiko. Dieses Restrisiko gilt es zu bewerten, um dann bewusst eine Entscheidung zu treffen, wie man damit umgehen will.
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¹ Dieser Artikel basiert auf dem Beitrag „Schlüsselprozesse des HR-Managements der Zukunft“ von Dr. Martin Grentzer im Buch: Schlüsselfaktor Strategisches Personalmanagement, Hrsg: Arne Prieß, 2016.
² Tauscher, Personalführung, S.70-74
³ Geis, AWV-Informationen, S. 4-5
