Ohne eine klare Migrationsstrategie können die Kosten für eine Cloud-Transformation schnell außer Kontrolle geraten. Untersuchungen von Gartner zeigen, dass 77 % der Unternehmen von Vorfällen „überrascht“ wurden, bei denen die Kosten plötzlich in die Höhe schossen, und nur 22 % der Führungskräfte im Bereich Infrastruktur und Betrieb (I&O) sind zuversichtlich, dass sie ihre Ausgaben für die Cloud unter Kontrolle haben.¹
Welche Rolle spielt die Migrationsstrategie für die Migrationskosten?
Damit die Kosten einer Cloud-Migration nicht unkontrolliert in die Höhe schnellen, sollte in jedem Fall eine gut durchdachte Migrationsstrategie erstellt werden. Diese sollte sich an der Unternehmensstrategie orientieren, um die Dynamiken von Business und IT voll auszuschöpfen. Um der Komplexität einer Cloud-Migration vorzugreifen, sollte ein besonderes Augenmerk auf die vorhandene IT-Infrastruktur und die Datensicherheit gelegt werden. Was die strategisch-organisatorischen Aspekte angeht, ist es wichtig, eng mit der Management-Ebene zusammenzuarbeiten.
Tipps für eine bessere Kostenübersicht
- Erfassen Sie die Schwachstellen bei den Cloud-Kosten. Gruppieren Sie die Kosten nach HR-Aktivitäten oder HR-Anwendungen und ermitteln Sie innerhalb der HR-Abteilung, welche Prozessschritte am anfälligsten für unerwartete Cloud-Kostensteigerungen sind.
- Beobachten Sie die Kosten genau. Die Beobachtbarkeit von Cloud-Kosten ist die Fähigkeit, aus den in Cloud-Protokollen aufgezeichneten Systemereignissen genaue Rückschlüsse auf Kosten und finanzielle Auswirkungen zu ziehen.
- Erstellen Sie einen Reaktionsplan für Kostenvorfälle, der praktische Anweisungen enthält, wie HR oder IT unter Druck schnell handeln können. Dieser Reaktionsplan sollte einfach, präskriptiv und auf realistische Szenarien ausgerichtet sein und stets getestet und gepflegt werden.
Warum verhalten sich die Cloud-Kosten anders als die Kosten für herkömmliche Rechenzentren?
Anders als bei On-Premises-Kosten, bestehen die Kosten für eine Cloud-Softwarelösung vor allem aus Subscription-Gebühren. Diese Kosten sind von der User-Anzahl abhängig und planbar. Da die Cloud-Nutzung individuell gemessen und nach einem „Pay-as-you-go“-Modell abgerechnet wird, sind die Kosten sehr empfindlich gegenüber Nutzungsmustern. Art und Dauer der Nutzung wiederum können aufgrund von Änderungen der Geschäftsaktivitäten, menschlichen Fehlern sowie ineffizienten Konfigurationen und Skriptfehlern, die Spitzen in der Ressourcennutzung verursachen können, unerwartet schwanken.
Da die Vorlaufkosten bei einem Abonnement in der Regel niedriger ausfallen als bei On-Premises-Software, fällt eine wichtige Hürde beim Kauf der Cloud-Software. Kosten für Subscription-Gebührenwerden von Unternehmen bevorzugt, die den Fokus auf ihre betrieblichen Aufwendungen legen. So lassen sich Software-Lizenzierungen auf Abonnementbasis als Betriebsanlagen angeben, während unbefristete Lizenzen bei On-Premises-Software als Kapitalaufwendungen verrechnet werden müssen. Zudem sind die Kosten für Wartung, Upgrades, Support und Verlängerungen in der Lizenzgebühr in den meisten Fällen enthalten und die Services laufen nicht einfach nach einer bestimmten Anzahl von Jahren aus.
Cloud-Softwarelösungen haben eine erhöhte Planungssicherheit, was die Kosten angeht. Subscription-Modelle bieten lineare Aufwände und erleichtern somit die Budgetplanung. Außerdem fallen während der Vertragslaufzeit keine große Folgeinvestitionen an, da Wartung und Releasewechsel inkludiert sind. Eine Ausnahme ist die signifikante Änderung der Abrechnungseinheit. In diesem Fall wird die Subscription-Gebühr angepasst.
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