{"id":9438,"date":"2023-11-13T15:10:38","date_gmt":"2023-11-13T14:10:38","guid":{"rendered":"https:\/\/dev99.marketing-2.de\/?p=9438"},"modified":"2026-03-05T16:32:58","modified_gmt":"2026-03-05T15:32:58","slug":"digitales-personaldossier","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/aconso.com\/ch\/hr-wissen-ch\/digitales-personaldossier\/","title":{"rendered":"Elektronisches Personaldossier"},"content":{"rendered":"<p>[et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; hover_enabled=&#187;0&#8243; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;][et_pb_row custom_padding_last_edited=&#187;on|phone&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;4a98d221-de2e-43bc-b843-3169d73bb92e&#187; custom_padding=&#187;0em|0%|0em||true|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;3em|0em|||false|false&#187; custom_padding_phone=&#187;2em|0em|||false|false&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_text _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;169ef62b-a2d5-4705-b6ee-220983c3d3a8&#8243; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243; module_id=&#187;vorteil&#187;]<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Definition, Vorteile, Rechtliches, Aufbau und Inhalt<\/h2>\n<p>Mit einem elektronischen Personaldossier k\u00f6nnen HR-Dokumente ganz einfach elektronisch verwaltet werden. Mithilfe moderner Softwarel\u00f6sungen erh\u00e4lt man mit wenigen Klicks einen \u00dcberblick \u00fcber alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Doch wie funktioniert diese softwaregest\u00fctzte L\u00f6sung genau und welche Kosten entstehen f\u00fcr Unternehmen bei der Einf\u00fchrung des digitalen Personaldossiers? Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten f\u00fcr Sie zusammengefasst:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h6><a href=\"#was\">Was ist ein digitales Personaldossier?<\/a><\/h6>\n<\/li>\n<li>\n<h6><a href=\"#vorteil\">Welche Vorteile bietet ein digitales Personaldossier?<\/a><\/h6>\n<\/li>\n<li>\n<h6><a href=\"#rechtliches\">Welche rechtlichen Vorgaben gibt es f\u00fcr das digitale Personaldossier?<\/a><\/h6>\n<\/li>\n<li>\n<h6><a href=\"#aufbau\">Was geh\u00f6rt in ein digitales Personaldossier? &#8211; Inhalt und Aufbau?<\/a><\/h6>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"was\">Was ist ein digitales Personaldossier?<\/h3>\n<p>Technisch gesehen ist das\u00a0digitale Personaldossier eine <a href=\"\/ch\/hr-software\/aconso-personaldossier\/\">Software zum Verwalten von Personaldossiers<\/a>. Sie ist die elektronische Version des klassischen Personaldossiers, in der Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeiter archivieren und abrufen k\u00f6nnen. Die Personalarbeit ist oft zeitaufwendig: Im Recruiting, Personalmanagement und Controlling fallen viele sensible Dokumente an, die \u00fcbersichtlich und sicher verwahrt werden m\u00fcssen. 150 bis 200 Dokumente entfallen in einem Unternehmen durchschnittlich auf eine besch\u00e4ftigte Person. Bewerbungen, Arbeitsvertr\u00e4ge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich in Papierform nur mit viel Aufwand und hohem Platzverbrauch strukturieren. Dabei den \u00dcberblick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine grosse Herausforderung. Digitalisiert k\u00f6nnen Dokumente dagegen jederzeit ohne M\u00fche abgerufen werden. In vielen Schweizer Unternehmen regieren aber immer noch grosse Aktenschr\u00e4nke mit sperrigen Papierdossiers.<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die 10 wichtigsten Vorteile des digitalen Personaldossiers<\/h3>\n<p>Die Software erm\u00f6glicht effizientes Arbeiten und ist von \u00fcberall aus abrufbar. Kosten werden drastisch reduziert und das Einhalten von Datenschutzregelungen wird erleichtert.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">1. Kosteneinsparung und Arbeitsentlastung<\/h4>\n<p>Kennen Sie das auch? Viele Personaler verbringen sehr viel Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten in Papierdossiers. Mit einem digitalen Personaldossier k\u00f6nnen Kosten reduziert und bis zu 90 % Zeit gewonnen werden. Der Grund ist einfach: Dokumente sind nach wenigen Sekunden digital gefunden oder abgelegt. Zeitintensives Suchen in Papierdossiers entf\u00e4llt, auch Miet- und Lagerkosten geh\u00f6ren der Vergangenheit an. Es bleibt also mehr Zeit f\u00fcr wichtigere Aufgaben wie zum Beispiel Recruiting oder Retention Management.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">2. Zufriedene Mitarbeiter<\/h4>\n<p>Durch die Digitalisierung von Personaldokumenten wird nat\u00fcrlich zu allererst einmal die Personalabteilung entlastet. Die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten und die damit verbundene zeitaufw\u00e4ndige und fehleranf\u00e4llige Datenerfassung entf\u00e4llt. Die digitalisierte Dokumentation und Archivierung erm\u00f6glicht den Personalverantwortlichen einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das erleichtert die Planung und Umsetzung von Personalmassnahmen, wie beispielsweise der Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitern oder der Organisation von Schulungen.<\/p>\n<p>Insgesamt profitiert die Personalabteilung durch die Einf\u00fchrung eines digitalen Personaldossiers also in erheblichem Masse von einer gesteigerten Effizienz, einer verbesserten Datenverf\u00fcgbarkeit und -transparenz sowie einer erleichterten Kommunikation mit anderen Abteilungen im Unternehmen.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">3. Kinderleichte Umstellung auf die digitale Personalverwaltung<\/h4>\n<p>Die Einf\u00fchrung ist mittlerweile nicht mehr kompliziert und mit bew\u00e4hrten Best-Practice-Ans\u00e4tzen auch einfach zu bew\u00e4ltigen. Mit einem Anbieter wie <em>aconso<\/em> erfolgt die Implementierung durch das Wissen hunderter Projekte schrittweise und koordiniert. Im Vorfeld sollten allerdings einige Aspekte beachtet und wesentliche Fragen gekl\u00e4rt werden.<\/p>\n<p><a href=\"\/ch\/whitepaper\/schnelle-einfuehrung\">Lesen Sie dazu: Was man bei der Einf\u00fchrung eines digitalen Personaldossiers beachten muss<\/a><\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">4. Gew\u00e4hrleisteter Datenschutz und Compliance<\/h4>\n<p>Eine Software f\u00fcr Personaldossiers erleichtert die Erf\u00fcllung wichtiger Datenschutzbestimmungen. Informationspflichten und Auskunftsrechte werden eingehalten. \u00dcber ein Rollen- und Rechtekonzept wird der Dokumentenzugriff auf die jeweilige Rolle des Mitarbeitenden beschr\u00e4nkt. So sieht jeder nur die Inhalte, die f\u00fcr die jeweilige Person bestimmt sind. Eine besondere St\u00e4rke beim Thema Datenschutz: L\u00f6schfristen f\u00fcr Dokumente k\u00f6nnen bestimmt werden.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">5. Zugriff von \u00fcberall &#8211; und das sicher!<\/h4>\n<p>Dokumente sind immer und von jedem Endger\u00e4t aus verf\u00fcgbar \u2013 auch im Homeoffice. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.<\/p>\n<p>Ein enormer Vorteil f\u00fcr alle, die mit dem e-Dossier arbeiten: Durch ein einfaches Rollenkonzept<a href=\"#\"> <\/a>wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gew\u00e4hrleistet. Digitale Personaldossiers k\u00f6nnen durch moderne Sicherheitsmechanismen wie Verschl\u00fcsselung, Zugriffsrechte und Rollenkonzepte besser vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt werden als manuelle Dossiers.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">6. Papierloses B\u00fcro<\/h4>\n<p>Durch ein elektronisches Personaldossier werden nicht nur Lager- und Personalkosten eingespart. Auch der Papierverbrauch wird drastisch reduziert. Ohne Digitalisierung werden f\u00fcr 1.000 Mitarbeiter rund 100.000 Blatt Papier f\u00fcr Personaldossiers verschwendet \u2013 das entspricht vier ausgewachsenen Fichten und einer halben Tonne\u00a0CO<sub>2<\/sub>\u00a0f\u00fcr die Papierproduktion.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">7. Einfache Anbindung an das HR-System<\/h4>\n<p>Eine optische und technische Anbindung erm\u00f6glicht ein benutzerfreundliches Arbeiten ohne Systemspr\u00fcnge. Das digitale Personaldossier l\u00e4sst sich unter anderem in SAP HXM oder\u00a0<a href=\"https:\/\/www.sap.com\/products\/hcm.html\">SAP SuccessFactors<\/a>\u00a0integrieren, weitere Schnittstellen sind m\u00f6glich.<\/p>\n<p><a href=\"\/sap-successfactors-integration\">Mehr zum Zusammenspiel von SAP SuccessFactors und dem elektronischen Personaldossier<\/a><\/p>\n<p>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;1b2122e2-916f-4684-9ca5-db84c6c9c08f&#187; background_image=&#187;https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/test_Banner_7-jpg.webp&#187; background_position=&#187;center_right&#187; custom_padding=&#187;0px||0px|4%|false|false&#187; hover_enabled=&#187;0&#8243; locked=&#187;off&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; title_text=&#187;aconso kennenlernen&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;][et_pb_row _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;f64afd1c-7fe0-4c8b-ad0c-f567ccfcdca0&#8243; custom_margin=&#187;80px||80px||true|false&#187; custom_margin_tablet=&#187;40px||40px||true|false&#187; custom_margin_phone=&#187;40px||40px||true|false&#187; custom_margin_last_edited=&#187;on|phone&#187; custom_padding=&#187;5%|35%|5%||true|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;|20%|||true|false&#187; custom_padding_phone=&#187;|15%|||true|false&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; custom_padding__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; custom_padding__hover=&#187;5%||5%||true|false&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; width__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;_initial&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_cta title=&#187;Lernen Sie unser Digitales Personaldossier kennen!&#187; button_url=&#187;\/ch\/hr-software\/aconso-personaldossier&#187; button_text=&#187;Jetzt Demo-Termin vereinbaren&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;a1f0daa8-f2bc-4408-883e-af3c2fc0408f&#187; custom_padding=&#187;160px|0px|0px|0px|false|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;120px||||false|false&#187; custom_padding_phone=&#187;60px||||false|false&#187; custom_padding_last_edited=&#187;on|tablet&#187; link_option_url=&#187;\/ch\/hr-software\/aconso-personaldossier&#187; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;]<\/p>\n<p>Verabschieden Sie sich von Papier, aufwendiger HR-Arbeit und sparen Sie gleichzeitig Kosten.<\/p>\n<p>[\/et_pb_cta][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_row custom_padding_last_edited=&#187;on|phone&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;4a98d221-de2e-43bc-b843-3169d73bb92e&#187; custom_padding=&#187;5em|0%|5em||true|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;3em|0em|||false|false&#187; custom_padding_phone=&#187;2em|0em|||false|false&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_text _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;169ef62b-a2d5-4705-b6ee-220983c3d3a8&#8243; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;]<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">8. Komplett digitale Dokumentenprozesse<\/h4>\n<p>Mit einer Erweiterung lassen sich Dokumente automatisch erstellen. So kann zum Beispiel ein\u00a0<a href=\"\/ch\/hr-wissen\/arbeitsvertrag-automatisch-erstellen\/\">Arbeitsvertrag\u00a0<\/a>f\u00fcr ein neues Teammitglied schon im Bewerbungsgespr\u00e4ch angefertigt werden. Unterschrieben wird das Dokument dann mit einer\u00a0digitalen Signatur. Durch die elektronische Ablage entsteht so ein vollst\u00e4ndig digitaler Prozess.<\/p>\n<p><a href=\"\/ch\/hr-wissen\/arbeitsvertrag-automatisch-erstellen\/\">Lernen Sie mehr \u00fcber die automatische Erstellung von Arbeitsvertr\u00e4gen<\/a><\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">9. Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung<\/h4>\n<p>Ziel bei der Einf\u00fchrung einer Personaldossier-Software ist eine m\u00f6glichst hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitern. Nur wenn die Beteiligten verstehen, wie die Software zu bedienen ist, ist der Nutzen besonders hoch. Daher sollten Sie bei der Softwareauswahl auf folgende Eigenschaften achten:<\/p>\n<ul>\n<li>Einfache, klare Struktur<\/li>\n<li>Moderne Oberfl\u00e4chen mit regelm\u00e4ssigen Updates und Verbesserungen<\/li>\n<li>Vollst\u00e4ndige Responsivit\u00e4t \u00fcber alle Endger\u00e4te<\/li>\n<li>Dokumentensuche in nur wenigen Sekunden<\/li>\n<li>Funktionen wie Freitextsuche oder Drag-&amp;-Drop-Upload<\/li>\n<\/ul>\n<p>Insgesamt kann das digitale Personaldossier also dazu beitragen, den Arbeitsalltag von Mitarbeitern und HR-Abteilungen zu erleichtern und somit zu einer besseren Employee Experience beitragen. Unternehmen sollten daher pr\u00fcfen, ob eine solche L\u00f6sung f\u00fcr sie in Frage kommt und wie sie diese am besten einf\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">10. Bessere Employee Experience durch Digital Leadership<\/h4>\n<p>Das digitale Personaldossier ist ein Beispiel f\u00fcr die Nutzung von digitalen Technologien im HR-Bereich und kann als Teil von <a href=\"\/ch\/personalmanagement-ch\/digital-leadership\/\">&#171;Digital Leadership&#187;<\/a> betrachtet werden. Digital Leadership bezieht sich auf die F\u00e4higkeit von F\u00fchrungskr\u00e4ften, digitale Technologien strategisch einzusetzen, um Gesch\u00e4ftsprozesse zu verbessern, Innovationen zu f\u00f6rdern und Ver\u00e4nderungen zu bew\u00e4ltigen. Die Einf\u00fchrung digitaler Tools erfordert eine aktive F\u00fchrung und Gestaltung, um die digitale Transformation im HR-Bereich voranzutreiben. Die Effizienz wird gesteigert und verbessert somit die Employee Experience.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.16&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; locked=&#187;off&#187;][et_pb_row _builder_version=&#187;4.16&#8243; background_size=&#187;initial&#187; background_position=&#187;top_left&#187; background_repeat=&#187;repeat&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_image src=&#187;https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/2025-020_TN_Play.jpg&#187; title_text=&#187;Succes Story &#8211; Video &#8211; Deutsche B\u00f6rse Group&#187; url=&#187;\/ch\/hr-software\/aconso-personaldossier\/beispiel-deutsche-boerse\/&#187; show_bottom_space=&#187;off&#187; force_fullwidth=&#187;on&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; hover_enabled=&#187;0&#8243; border_radii=&#187;on|12px|12px|12px|12px&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;5873a076-519c-4146-906c-9cfe91c1c388&#8243; custom_padding=&#187;1em|5%|1em|0%|false|false&#187; locked=&#187;off&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;]<\/p>\n<p>Erfolgsgeschichte ansehen: Digitales Personaldossier bei der Deutsche B\u00f6rse Group<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_row custom_padding_last_edited=&#187;on|phone&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;4a98d221-de2e-43bc-b843-3169d73bb92e&#187; custom_padding=&#187;0em|0%|0em||true|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;3em|0em|||false|false&#187; custom_padding_phone=&#187;2em|0em|||false|false&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_text _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;169ef62b-a2d5-4705-b6ee-220983c3d3a8&#8243; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243; custom_padding=&#187;5em|5%|1em|0%|false|false&#187;]<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"rechtliches\">Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz<\/h3>\n<p>Das digitale Personaldossier in der Schweiz unterliegt rechtlichen Rahmenbedingungen, die den Schutz personenbezogener Daten gew\u00e4hrleisten. Das Bundesgesetz \u00fcber den Datenschutz (DSG) bildet die Grundlage f\u00fcr den Umgang mit personenbezogenen Daten, einschliesslich des digitalen Personaldossiers.<\/p>\n<p>Gem\u00e4ss dem DSG d\u00fcrfen Unternehmen personenbezogene Daten nur rechtm\u00e4ssig und unter Einhaltung bestimmter Grunds\u00e4tze verarbeiten. Dazu geh\u00f6ren die Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrit\u00e4t und Vertraulichkeit der Daten. Unternehmen m\u00fcssen sicherstellen, dass sie die Daten nur f\u00fcr den definierten Zweck, beispielsweise die Personalverwaltung, erfassen und verwenden.<\/p>\n<p>Bez\u00fcglich des digitalen Personaldossiers m\u00fcssen Unternehmen sicherstellen, dass die Zugriffsrechte auf die Daten angemessen eingeschr\u00e4nkt sind.<\/p>\n<p>Mitarbeiter haben das Recht auf Zugriff, Berichtigung und L\u00f6schung ihrer personenbezogenen Daten im digitalen Personaldossier. Unternehmen m\u00fcssen sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Rechte problemlos aus\u00fcben k\u00f6nnen und dass ihre Anfragen angemessen bearbeitet werden.<\/p>\n<p>Die \u00dcbermittlung personenbezogener Daten aus dem digitalen Personaldossier an Dritte, insbesondere an Unternehmen ausserhalb der Schweiz, unterliegt besonderen Bestimmungen. Solche \u00dcbermittlungen sind nur zul\u00e4ssig, wenn bestimmte Voraussetzungen erf\u00fcllt sind, beispielsweise ein angemessenes Datenschutzniveau im Empf\u00e4ngerland.<\/p>\n<p>Bei Verst\u00f6ssen gegen die Datenschutzbestimmungen k\u00f6nnen hohe Geldstrafen und andere rechtliche Konsequenzen drohen. Das Eidgen\u00f6ssische Datenschutz- und \u00d6ffentlichkeitsbeauftragte (ED\u00d6B) ist die zust\u00e4ndige Beh\u00f6rde f\u00fcr die \u00dcberwachung der Einhaltung des Datenschutzgesetzes.<\/p>\n<p>Es ist wichtig zu beachten, dass das DSG im Jahr 2022 revidiert wurde, um den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) n\u00e4her zu kommen. Dadurch wurden einige Bestimmungen angepasst und harmonisiert. Unternehmen sollten die aktuelle Version des DSG konsultieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie alle rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem digitalen Personaldossier erf\u00fcllen.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Ist das digitale Personaldossier in der Schweiz eigentlich Pflicht?<\/h4>\n<p>In der Schweiz gibt es keine explizite gesetzliche Pflicht zur F\u00fchrung eines digitalen Personaldossiers. Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Personaldaten verwalten, ob in Papierform oder in digitaler Form, liegt grunds\u00e4tzlich in ihrem Ermessen. Es liegt jedoch im Interesse von Unternehmen, effiziente und sichere Methoden zur Verwaltung von Personaldaten einzusetzen.<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"aufbau\">Inhalt und Aufbau des digitalen Personaldossiers<\/h3>\n<p>Neben dem Inhalt, also den Dokumenten, ist auch der Aufbau eines digitalen Personaldossiers wichtig. Welche Daten der Mitarbeitenden spielen eine Rolle? \u00c4hnlich wie bei einem Papierdossier, m\u00fcssen auch in der elektronischen Version Register angelegt werden. Der Aufbau und Inhalt des digitalen Personaldossiers kann je nach Unternehmen und Softwarel\u00f6sung variieren, aber typischerweise beinhaltet sie folgende Informationen:<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Was geh\u00f6rt in ein Personaldossier?<\/h4>\n<p>\u00c4hnlich wie beim Papierdossier sind alle Daten und Dokumente, die f\u00fcr ein Arbeitsverh\u00e4ltnis wichtig sind der Hauptbestandteil eines digitalen Personaldossiers. Hierzu z\u00e4hlen z. B. Bewerbungsunterlagen, Vertr\u00e4ge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse. In der Praxis z\u00e4hlen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf<\/li>\n<li>Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. \u00c4nderungsmitteilungen<\/li>\n<li>Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertrags\u00e4nderungen wie Bef\u00f6rderungen oder Versetzungen<\/li>\n<li>Sozialversicherungsnachweis<\/li>\n<li>Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage<\/li>\n<li>Informationen zur Gehaltsentwicklung<\/li>\n<li>Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen<\/li>\n<li>Dokumente zur Korrespondenz mit den Mitarbeitenden<\/li>\n<li>Abmahnungen<\/li>\n<li>Sonstige Sanktionen<\/li>\n<li>Beurteilungen<\/li>\n<li>K\u00fcndigungsschreiben<\/li>\n<li>Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_row custom_padding_last_edited=&#187;on|phone&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;4a98d221-de2e-43bc-b843-3169d73bb92e&#187; custom_padding=&#187;0em|0%|0em||true|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;3em|0em|||false|false&#187; custom_padding_phone=&#187;2em|0em|||false|false&#187; locked=&#187;off&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_text _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;169ef62b-a2d5-4705-b6ee-220983c3d3a8&#8243; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;]<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Was geh\u00f6rt nicht in ein Digitales Personaldossier?<\/h4>\n<p>Private Unterlagen oder Informationen, die die Pers\u00f6nlichkeitsrechte von Arbeitnehmern ber\u00fchren, haben hier nichts zu suchen. \u00c4rztliche Unterlagen, psychologische Gutachten, aber auch private Social-Media-Profile d\u00fcrfen in keiner Form im Dossier aufbewahrt werden.<\/p>\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Worauf ist beim Aufbau der Registerstruktur zu achten?<\/h4>\n<p>Die Registerstruktur eines digitalen Personaldossiers bezieht sich auf die Organisation und Kategorisierung von Dokumenten und Daten innerhalb der Personaldossiers. Sie besteht aus verschiedenen Registerkarten oder Ordnern, die bestimmte Kategorien von Dokumenten oder Informationen repr\u00e4sentieren, um eine systematische und effiziente Verwaltung zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n<p>Die Register bilden \u00dcbergruppen f\u00fcr verschiedene Dokumentenarten. F\u00fcr eine \u00fcbersichtliche Gliederung der Dokumentarten empfiehlt sich eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:<\/p>\n<ul>\n<li>Personalien (z. B. f\u00fcr Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)<\/li>\n<li>Vertragsunterlagen (z. B. f\u00fcr Arbeitsvertr\u00e4ge oder Abmahnungen)<\/li>\n<li>Payroll (z. B. f\u00fcr Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)<\/li>\n<li>Personalentwicklung (z. B. f\u00fcr Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Welche Personaldaten werden ben\u00f6tigt?<\/h3>\n<p>Um eine korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die Stammdaten\u00a0<strong>Personalnummer, Vorname, Nachname und Geburtsdatum<\/strong> dringend empfohlen. Zu den optionalen Grundinformationen geh\u00f6ren:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>E-Mail-Adresse<\/li>\n<li>Geschlecht<\/li>\n<li>F\u00fchrungskraft<\/li>\n<li>Standort<\/li>\n<li>Gesch\u00e4ftsbereich<\/li>\n<li>Abteilung\/Kostenstelle<\/li>\n<li>Organisationseinheit<\/li>\n<li>Eintrittsdatum<\/li>\n<li>Austrittsdatum<\/li>\n<li>Benutzername<\/li>\n<li>Status (aktiv\/inaktiv)<\/li>\n<li>uvm.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;1b2122e2-916f-4684-9ca5-db84c6c9c08f&#187; background_image=&#187;https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/hexa_2023_2-jpg.webp&#187; background_position=&#187;center_right&#187; custom_padding=&#187;0px||0px|4%|false|false&#187; locked=&#187;off&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_row _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;f64afd1c-7fe0-4c8b-ad0c-f567ccfcdca0&#8243; custom_margin=&#187;80px||80px||true|false&#187; custom_margin_tablet=&#187;40px||40px||true|false&#187; custom_margin_phone=&#187;40px||40px||true|false&#187; custom_margin_last_edited=&#187;on|phone&#187; custom_padding=&#187;5%|35%|5%||true|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;|20%|||true|false&#187; custom_padding_phone=&#187;|15%|||true|false&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; custom_padding__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; custom_padding__hover=&#187;5%||5%||true|false&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; width__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;_initial&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187;][et_pb_cta title=&#187;Digitales Personaldossier \u2013 jetzt loslegen!&#187; button_url=&#187;\/ch\/demo-termin-vereinbaren&#187; button_text=&#187;Temin vereinbaren&#187; _builder_version=&#187;4.27.4&#8243; _module_preset=&#187;a1f0daa8-f2bc-4408-883e-af3c2fc0408f&#187; custom_padding=&#187;160px|0px|0px|0px|false|false&#187; custom_padding_tablet=&#187;120px||||false|false&#187; custom_padding_phone=&#187;60px||||false|false&#187; custom_padding_last_edited=&#187;on|tablet&#187; link_option_url=&#187;\/ch\/demo-termin-vereinbaren&#187; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|desktop&#187; theme_builder_area=&#187;post_content&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;]<\/p>\n<p>Vereinbaren Sie jetzt einen pers\u00f6nlichen Demo-Termin mit unserem Sales-Team. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!<\/p>\n<p>[\/et_pb_cta][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Beim elektronischen Personaldossier handelt es sich um eine Software zum Verwalten von Personalunterlagen. Es ist die elektronische Version des klassischen Papierdossiers, in dem Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeiter archivieren und abrufen k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":26011284,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"on","_et_pb_old_content":"<!-- wp:heading -->\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Digitales Personaldossier: Definition, Vorteile, Rechtliches, Aufbau und Inhalt<\/h2>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Mit einem elektronischen Personaldossier k\u00f6nnen HR-Dokumente ganz einfach elektronisch verwaltet werden. Mithilfe moderner Softwarel\u00f6sungen erh\u00e4lt man mit wenigen Klicks einen \u00dcberblick \u00fcber alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Doch wie funktioniert diese softwaregest\u00fctzte L\u00f6sung genau und welche Kosten entstehen f\u00fcr Unternehmen bei der Einf\u00fchrung des digitalen Personaldossiers? Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten f\u00fcr Sie zusammengefasst:<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p><strong>Inhalt:<\/strong><\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:list -->\r\n<ul><!-- wp:list-item -->\r\n<li><a href=\"#was\">Was ist ein digitales Personaldossier?<\/a><\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li><a href=\"#vorteil\">Welche Vorteile bietet ein digitales <\/a><a href=\"#was\">Personaldossier<\/a>?<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li><a href=\"#rechtliches\">Welche rechtlichen Vorgaben gibt es f\u00fcr das digitale <\/a><a href=\"#was\">Personaldossier<\/a>?<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li><a href=\"#aufbau\">Was geh\u00f6rt in ein digitales Personaldossier? - Inhalt und Aufbau?<\/a><\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item --><\/ul>\r\n<!-- \/wp:list -->\r\n\r\n<!-- wp:heading -->\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"was\">Was ist ein digitales Personaldossier?<\/h2>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Technisch gesehen ist das&nbsp;digitale Personaldossier eine <a href=\"\/aconso-personaldossier\/\">Software zum Verwalten von Personaldossiers<\/a>. Sie ist die elektronische Version des klassischen Personaldossiers, in der Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeiter archivieren und abrufen k\u00f6nnen. Die Personalarbeit ist oft zeitaufwendig: Im Recruiting, Personalmanagement und Controlling fallen viele sensible Dokumente an, die \u00fcbersichtlich und sicher verwahrt werden m\u00fcssen. 150 bis 200 Dokumente entfallen in einem Unternehmen durchschnittlich auf eine besch\u00e4ftigte Person. Bewerbungen, Arbeitsvertr\u00e4ge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich in Papierform nur mit viel Aufwand und hohem Platzverbrauch strukturieren. Dabei den \u00dcberblick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine grosse Herausforderung. Digitalisiert k\u00f6nnen Dokumente dagegen jederzeit ohne M\u00fche abgerufen werden. In vielen Schweizer Unternehmen regieren aber immer noch grosse Aktenschr\u00e4nke mit sperrigen Papierdossiers.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p><\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:heading -->\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die 10 wichtigsten Vorteile des digitalen Personaldossiers<\/h2>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Die Software erm\u00f6glicht effizientes Arbeiten und ist von \u00fcberall aus abrufbar. Kosten werden drastisch reduziert und das Einhalten von Datenschutzregelungen wird erleichtert. <\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Kosteneinsparung und Arbeitsentlastung<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Kennen Sie das auch? Viele Personaler verbringen sehr viel Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten in Papierdossiers. Mit einem digitalen Personaldossier k\u00f6nnen  Kosten reduziert und bis zu 90 % Zeit gewonnen werden. Der Grund ist einfach: Dokumente sind nach wenigen Sekunden digital gefunden oder abgelegt. Zeitintensives Suchen in Papierdossiers entf\u00e4llt, auch Miet- und Lagerkosten geh\u00f6ren der Vergangenheit an. Es bleibt also mehr Zeit f\u00fcr wichtigere Aufgaben wie zum Beispiel Recruiting oder Retention Management.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Zufriedene Mitarbeiter<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Durch die Digitalisierung von Personaldokumenten wird nat\u00fcrlich zu allererst einmal die Personalabteilung entlastet. Die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten und die damit verbundene zeitaufw\u00e4ndige und fehleranf\u00e4llige Datenerfassung entf\u00e4llt. Die digitalisierte Dokumentation und Archivierung erm\u00f6glicht den Personalverantwortlichen einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das erleichtert die Planung und Umsetzung von Personalmassnahmen, wie beispielsweise der Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitern oder der Organisation von Schulungen.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Insgesamt profitiert die Personalabteilung durch die Einf\u00fchrung eines digitalen Personaldossiers also in erheblichem Masse von einer gesteigerten Effizienz, einer verbesserten Datenverf\u00fcgbarkeit und -transparenz sowie einer erleichterten Kommunikation mit anderen Abteilungen im Unternehmen.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Kinderleichte Umstellung auf die digitale Personalverwaltung<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Die Einf\u00fchrung ist mittlerweile nicht mehr kompliziert und mit bew\u00e4hrten Best-Practice-Ans\u00e4tzen auch einfach zu bew\u00e4ltigen. Mit einem Anbieter wie <em>aconso<\/em> erfolgt die Implementierung durch das Wissen hunderter Projekte schrittweise und koordiniert. Im Vorfeld sollten allerdings einige Aspekte beachtet und wesentliche Fragen gekl\u00e4rt werden.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p><a href=\"\/hr-wissen\/digitale-personalakte\/einfuhrung\/\">Lesen Sie dazu: Was man bei der Einf\u00fchrung eines digitalen Personaldossiers beachten muss<\/a><\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Gew\u00e4hrleisteter Datenschutz und Compliance<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Eine Software f\u00fcr Personaldossiers erleichtert die Erf\u00fcllung wichtiger Datenschutzbestimmungen. Informationspflichten und Auskunftsrechte werden eingehalten. \u00dcber ein Rollen- und Rechtekonzept wird der Dokumentenzugriff auf die jeweilige Rolle des Mitarbeitenden beschr\u00e4nkt. So sieht jeder nur die Inhalte, die f\u00fcr die jeweilige Person bestimmt sind. Eine besondere St\u00e4rke beim Thema Datenschutz: L\u00f6schfristen f\u00fcr Dokumente k\u00f6nnen bestimmt werden.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Zugriff von \u00fcberall - und das sicher!<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Dokumente sind immer und von jedem Endger\u00e4t aus verf\u00fcgbar \u2013 auch im Homeoffice. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Ein enormer Vorteil f\u00fcr alle, die mit dem e-Dossier arbeiten: Durch ein einfaches Rollenkonzept<a href=\"#\"> <\/a>wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gew\u00e4hrleistet. Digitale Personaldossiers k\u00f6nnen durch moderne Sicherheitsmechanismen wie Verschl\u00fcsselung, Zugriffsrechte und Rollenkonzepte besser vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt werden als manuelle Dossiers.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6. Papierloses B\u00fcro<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Durch ein elektronisches Personaldossier werden nicht nur Lager- und Personalkosten eingespart. Auch der Papierverbrauch wird drastisch reduziert. Ohne Digitalisierung werden f\u00fcr 1.000 Mitarbeiter rund 100.000 Blatt Papier f\u00fcr Personaldossiers  verschwendet \u2013 das entspricht vier ausgewachsenen Fichten und einer halben Tonne&nbsp;CO<sub>2<\/sub>&nbsp;f\u00fcr die Papierproduktion.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">7. Einfache Anbindung an das HR-System<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Eine optische und technische Anbindung erm\u00f6glicht ein benutzerfreundliches Arbeiten ohne Systemspr\u00fcnge. Das digitale Personaldossier l\u00e4sst sich unter anderem in SAP HXM oder&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.sap.com\/products\/hcm.html\">SAP SuccessFactors<\/a>&nbsp;integrieren, weitere Schnittstellen sind m\u00f6glich.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p><a href=\"\/aconso-personaldossier-in-sap-successfactors\/\">Mehr zum Zusammenspiel von SAP SuccessFactors und dem elektronischen Personaldossier<\/a><\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:divi\/layout -->\r\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.21.0\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" link_option_url=\"\/aconso-personaldossier\" sticky_enabled=\"0\"][et_pb_row column_structure=\"3_5,2_5\" use_custom_gutter=\"off\" make_equal=\"on\" admin_label=\"row\" module_class=\"dc-two-col\" _builder_version=\"4.19.1\" background_color=\"gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b\" background_size=\"initial\" background_position=\"top_left\" background_repeat=\"repeat\" width=\"100%\" max_width=\"100%\" custom_margin=\"||0px||false|false\" custom_padding=\"0px|0px|0px|4em|false|false\" global_colors_info=\"{%22gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b%22:%91%22background_color%22%93}\"][et_pb_column type=\"3_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.21.0\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" custom_padding=\"0%|4em|0%|0%|false|false\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" link_option_url=\"\/aconso-personaldossier\" sticky_enabled=\"0\"]<h3>Lernen Sie unser Digitales Personaldossier kennen!<span><\/span><\/h3>\r\n<p>Verabschieden Sie sich von Papier, aufwendiger HR-Arbeit und sparen Sie gleichzeitig Kosten.<\/p>[\/et_pb_text][et_pb_button button_text=\"Jetzt Demo-Termin vereinbaren\" _builder_version=\"4.21.0\" _module_preset=\"14fbde31-1da7-461d-808e-ab98ec6dd2e4\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" button_url=\"\/aconso-personaldossier\" sticky_enabled=\"0\"][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"2_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/AdobeStock_294252796_test_2.jpg\" title_text=\"AdobeStock_294252796_test_2\" align=\"center\" force_fullwidth=\"on\" module_class=\"dc-image-fill\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"0px||0px||false|false\" border_style_all=\"none\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\r\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">8. Komplett digitale Dokumentenprozesse<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Mit einer Erweiterung lassen sich Dokumente automatisch erstellen. So kann zum Beispiel ein&nbsp;<a href=\"https:\/\/aconso.com\/hr-wissen\/arbeitsvertrag-automatisch-erstellen\/\">Arbeitsvertrag&nbsp;<\/a>f\u00fcr ein neues Teammitglied schon im Bewerbungsgespr\u00e4ch angefertigt werden. Unterschrieben wird das Dokument dann mit einer&nbsp;digitalen Signatur. Durch die elektronische Ablage entsteht so ein vollst\u00e4ndig digitaler Prozess.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p><a href=\"\/hr-wissen\/arbeitsvertrag-automatisch-erstellen\/\">Lernen Sie mehr \u00fcber die automatische Erstellung von Arbeitsvertr\u00e4gen<\/a><\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">9. Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Ziel bei der Einf\u00fchrung einer Personaldossier-Software ist eine m\u00f6glichst hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitern. Nur wenn die Beteiligten verstehen, wie die Software zu bedienen ist, ist der Nutzen besonders hoch. Daher sollten Sie bei der Softwareauswahl auf folgende Eigenschaften achten:<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:list -->\r\n<ul><!-- wp:list-item -->\r\n<li>Einfache, klare Struktur<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li>Moderne Oberfl\u00e4chen mit regelm\u00e4ssigen Updates und Verbesserungen<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li>Vollst\u00e4ndige Responsivit\u00e4t \u00fcber alle Endger\u00e4te<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li>Dokumentensuche in nur wenigen Sekunden<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item -->\r\n\r\n<!-- wp:list-item -->\r\n<li>Funktionen wie Freitextsuche oder Drag-&amp;-Drop-Upload<\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item --><\/ul>\r\n<!-- \/wp:list -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Insgesamt kann das digitale Personaldossier also dazu beitragen, den Arbeitsalltag von Mitarbeitern und HR-Abteilungen zu erleichtern und somit zu einer besseren Employee Experience beitragen. Unternehmen sollten daher pr\u00fcfen, ob eine solche L\u00f6sung f\u00fcr sie in Frage kommt und wie sie diese am besten einf\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">10. Bessere Employee Experience durch Digital Leadership<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Das digitale Personaldossier ist ein Beispiel f\u00fcr die Nutzung von digitalen Technologien im HR-Bereich und kann als Teil von <a href=\"\/personalmanagement\/digital-leadership\/\">\"Digital Leadership\"<\/a> betrachtet werden. Digital Leadership bezieht sich auf die F\u00e4higkeit von F\u00fchrungskr\u00e4ften, digitale Technologien strategisch einzusetzen, um Gesch\u00e4ftsprozesse zu verbessern, Innovationen zu f\u00f6rdern und Ver\u00e4nderungen zu bew\u00e4ltigen. Die Einf\u00fchrung digitaler Tools erfordert eine aktive F\u00fchrung und Gestaltung, um die digitale Transformation im HR-Bereich voranzutreiben. Die Effizienz wird gesteigert und verbessert somit die Employee Experience. <\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:divi\/layout -->\r\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" background_image=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/cta-test-image.jpg\" background_position=\"center_right\" custom_padding=\"0px||0px|4%|false|false\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_row _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" width=\"100%\" custom_padding=\"5%|35%|5%||true|false\" global_colors_info=\"{}\" custom_padding__hover_enabled=\"on|hover\" custom_padding__hover=\"|0%|||true|false\" transform_styles__hover_enabled=\"on|hover\" transform_scale__hover_enabled=\"on|hover\" transform_translate__hover_enabled=\"on|hover\" transform_rotate__hover_enabled=\"on|hover\" transform_skew__hover_enabled=\"on|hover\" transform_origin__hover_enabled=\"on|hover\" transform_scale__hover=\"110%|110%\"][et_pb_column type=\"4_4\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_cta title=\"Digitales Personaldossier\" button_url=\"\/aconso-personaldossier\" button_text=\"Hier informieren\" _builder_version=\"4.21.0\" _module_preset=\"default\" header_text_color=\"#144384\" background_color=\"#359BD3\" text_orientation=\"left\" max_width=\"500px\" module_alignment=\"center\" link_option_url=\"\/aconso-personaldossier\" hover_enabled=\"0\" border_radii=\"on|7px|7px|7px|7px\" box_shadow_style=\"preset3\" box_shadow_vertical=\"30px\" box_shadow_blur=\"100px\" box_shadow_spread=\"-30px\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"]<p>Verwalten Sie alle HR-Dokumente ganz einfach elektronisch und sparen Sie Platz und Kosten. Lernen Sie unsere L\u00f6sungen f\u00fcr Ihr digitales Personalmanagement noch heute kennen!<\/p>[\/et_pb_cta][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\r\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\r\n\r\n<!-- wp:heading -->\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"rechtliches\">Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz<\/h2>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Das digitale Personaldossier in der Schweiz unterliegt rechtlichen Rahmenbedingungen, die den Schutz personenbezogener Daten gew\u00e4hrleisten. Das Bundesgesetz \u00fcber den Datenschutz (DSG) bildet die Grundlage f\u00fcr den Umgang mit personenbezogenen Daten, einschliesslich des digitalen Personaldossiers.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Gem\u00e4ss dem DSG d\u00fcrfen Unternehmen personenbezogene Daten nur rechtm\u00e4ssig und unter Einhaltung bestimmter Grunds\u00e4tze verarbeiten. Dazu geh\u00f6ren die Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrit\u00e4t und Vertraulichkeit der Daten. Unternehmen m\u00fcssen sicherstellen, dass sie die Daten nur f\u00fcr den definierten Zweck, beispielsweise die Personalverwaltung, erfassen und verwenden.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Bez\u00fcglich des digitalen Personaldossiers m\u00fcssen Unternehmen sicherstellen, dass die Zugriffsrechte auf die Daten angemessen eingeschr\u00e4nkt sind. <\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Mitarbeiter haben das Recht auf Zugriff, Berichtigung und L\u00f6schung ihrer personenbezogenen Daten im digitalen Personaldossier. Unternehmen m\u00fcssen sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Rechte problemlos aus\u00fcben k\u00f6nnen und dass ihre Anfragen angemessen bearbeitet werden.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Die \u00dcbermittlung personenbezogener Daten aus dem digitalen Personaldossier an Dritte, insbesondere an Unternehmen ausserhalb der Schweiz, unterliegt besonderen Bestimmungen. Solche \u00dcbermittlungen sind nur zul\u00e4ssig, wenn bestimmte Voraussetzungen erf\u00fcllt sind, beispielsweise ein angemessenes Datenschutzniveau im Empf\u00e4ngerland.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Bei Verst\u00f6ssen gegen die Datenschutzbestimmungen k\u00f6nnen hohe Geldstrafen und andere rechtliche Konsequenzen drohen. Das Eidgen\u00f6ssische Datenschutz- und \u00d6ffentlichkeitsbeauftragte (ED\u00d6B) ist die zust\u00e4ndige Beh\u00f6rde f\u00fcr die \u00dcberwachung der Einhaltung des Datenschutzgesetzes.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Es ist wichtig zu beachten, dass das DSG im Jahr 2022 revidiert wurde, um den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) n\u00e4her zu kommen. Dadurch wurden einige Bestimmungen angepasst und harmonisiert. Unternehmen sollten die aktuelle Version des DSG konsultieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie alle rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem digitalen Personaldossier erf\u00fcllen.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Ist das digitale Personaldossier in der Schweiz eigentlich Pflicht?<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>In der Schweiz gibt es keine explizite gesetzliche Pflicht zur F\u00fchrung eines digitalen Personaldossiers. Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Personaldaten verwalten, ob in Papierform oder in digitaler Form, liegt grunds\u00e4tzlich in ihrem Ermessen. Es liegt jedoch im Interesse von Unternehmen, effiziente und sichere Methoden zur Verwaltung von Personaldaten einzusetzen.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p><\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:divi\/layout -->\r\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.21.0\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" link_option_url=\"\/whitepaper\/schnelle-einfuehrung\/\" sticky_enabled=\"0\"][et_pb_row column_structure=\"3_5,2_5\" use_custom_gutter=\"off\" make_equal=\"on\" admin_label=\"row\" module_class=\"dc-two-col\" _builder_version=\"4.19.1\" background_color=\"gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b\" background_size=\"initial\" background_position=\"top_left\" background_repeat=\"repeat\" width=\"100%\" max_width=\"100%\" custom_margin=\"||0px||false|false\" custom_padding=\"0px|0px|0px|4em|false|false\" global_colors_info=\"{%22gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b%22:%91%22background_color%22%93}\"][et_pb_column type=\"3_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.21.0\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" custom_padding=\"0%|4em|0%|0%|false|false\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" link_option_url=\"\/whitepaper\/schnelle-einfuehrung\/\" sticky_enabled=\"0\"]<h3>Best-Practice-Einf\u00fchrung<\/h3>\r\n<p>Mit der <em>aconso<\/em> Best-Practice-Einf\u00fchrung in 5 Schritten gelingt der Umstieg auf digitale Personaldossiers kinderleicht!<\/p>[\/et_pb_text][et_pb_button button_url=\"\/whitepaper\/schnelle-einfuehrung\/\" button_text=\"Hier informieren\" _builder_version=\"4.21.0\" _module_preset=\"14fbde31-1da7-461d-808e-ab98ec6dd2e4\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"2_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/AdobeStock_294252796_test_2.jpg\" title_text=\"AdobeStock_294252796_test_2\" align=\"center\" force_fullwidth=\"on\" module_class=\"dc-image-fill\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"0px||0px||false|false\" border_style_all=\"none\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\r\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\r\n\r\n<!-- wp:heading -->\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"aufbau\">Inhalt und Aufbau des digitalen Personaldossiers<\/h2>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Neben dem Inhalt, also den Dokumenten, ist auch der Aufbau eines digitalen Personaldossiers wichtig. Welche Daten der Mitarbeitenden spielen eine Rolle? \u00c4hnlich wie bei einem Papierdossier, m\u00fcssen auch in der elektronischen Version Register angelegt werden. Der Aufbau und Inhalt des digitalen Personaldossiers kann je nach Unternehmen und Softwarel\u00f6sung variieren, aber typischerweise beinhaltet sie folgende Informationen:<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was geh\u00f6rt in ein Personaldossier?<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>\u00c4hnlich wie beim Papierdossier sind alle Daten und Dokumente, die f\u00fcr ein Arbeitsverh\u00e4ltnis wichtig sind der Hauptbestandteil eines digitalen Personaldossiers. Hierzu z\u00e4hlen z. B. Bewerbungsunterlagen, Vertr\u00e4ge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse. In der Praxis z\u00e4hlen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:divi\/layout -->\r\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.16\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_row column_structure=\"3_5,2_5\" use_custom_gutter=\"off\" make_equal=\"on\" admin_label=\"row\" module_class=\"dc-two-col\" _builder_version=\"4.19.1\" width=\"100%\" max_width=\"100%\" custom_margin=\"||0px||false|false\" custom_padding=\"0px|0px|0px|0px|false|false\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_column type=\"3_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"4em||4em||false|false\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" custom_padding=\"0%|4em|0%|0%|false|false\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"]<h5>In der Praxis z\u00e4hlen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:<\/h5>\r\n<ul>\r\n<li>Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf<\/li>\r\n<li>Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. \u00c4nderungsmitteilungen<\/li>\r\n<li>Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertrags\u00e4nderungen wie Bef\u00f6rderungen oder Versetzungen<\/li>\r\n<li>Sozialversicherungsnachweis<\/li>\r\n<li>Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage<\/li>\r\n<li>Informationen zur Gehaltsentwicklung<\/li>\r\n<li>Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen<\/li>\r\n<li>Dokumente zur Korrespondenz mit den Mitarbeitenden<\/li>\r\n<li>Abmahnungen<\/li>\r\n<li>Sonstige Sanktionen<\/li>\r\n<li>Beurteilungen<\/li>\r\n<li>K\u00fcndigungsschreiben<\/li>\r\n<li>Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse<\/li>\r\n<\/ul>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"2_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Dokumente-in-der-Digitalen-Personalakte.jpg\" alt=\"Dokumente in der digitalen Personalakte\" title_text=\"Dokumentarten in der digitalen Personalakte\" align=\"center\" force_fullwidth=\"on\" module_class=\"dc-image-fill\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"2em||2em||false|false\" border_style_all=\"none\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\r\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was geh\u00f6rt nicht rein?<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Private Unterlagen oder Informationen, die die Pers\u00f6nlichkeitsrechte von Arbeitnehmern ber\u00fchren, haben hier nichts zu suchen. \u00c4rztliche Unterlagen, psychologische Gutachten, aber auch private Social-Media-Profile d\u00fcrfen in keiner Form im Dossier aufbewahrt werden. <\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Worauf ist beim Aufbau der Registerstruktur zu achten? <\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Die Registerstruktur eines digitalen Personaldossiers bezieht sich auf die Organisation und Kategorisierung von Dokumenten und Daten innerhalb der Personaldossiers. Sie besteht aus verschiedenen Registerkarten oder Ordnern, die bestimmte Kategorien von Dokumenten oder Informationen repr\u00e4sentieren, um eine systematische und effiziente Verwaltung zu erm\u00f6glichen.<\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:divi\/layout -->\r\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.16\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_row column_structure=\"1_2,1_2\" admin_label=\"row\" _builder_version=\"4.19.1\" background_size=\"initial\" background_position=\"top_left\" background_repeat=\"repeat\" width=\"100%\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_column type=\"1_2\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Registerstruktur-in-der-Digitalen-Personalakte.jpg\" alt=\"Registerstruktur einer digitalen Personalakte\" title_text=\"Registerstruktur in der digitale Personalakte\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"1_2\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"]<p>Die Register bilden \u00dcbergruppen f\u00fcr verschiedene Dokumentenarten. F\u00fcr eine \u00fcbersichtliche Gliederung der Dokumentarten empfiehlt sich eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:<\/p>\r\n<ul>\r\n<li>Personalien (z. B. f\u00fcr Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)<\/li>\r\n<li>Vertragsunterlagen (z. B. f\u00fcr Arbeitsvertr\u00e4ge oder Abmahnungen)<\/li>\r\n<li>Payroll (z. B. f\u00fcr Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)<\/li>\r\n<li>Personalentwicklung (z. B. f\u00fcr Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)<\/li>\r\n<\/ul>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\r\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Welche Personaldaten werden ben\u00f6tigt?<\/h3>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:paragraph -->\r\n<p>Um eine korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die Stammdaten&nbsp;<strong>Personalnummer, Vorname, Nachname und Geburtsdatum<\/strong>&nbsp;dringend empfohlen. <\/p>\r\n<!-- \/wp:paragraph -->\r\n\r\n<!-- wp:divi\/layout -->\r\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.16\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_row column_structure=\"3_5,2_5\" use_custom_gutter=\"off\" make_equal=\"on\" admin_label=\"row\" module_class=\"dc-two-col\" _builder_version=\"4.19.1\" width=\"100%\" max_width=\"100%\" custom_margin=\"||0px||false|false\" custom_padding=\"0px|0px|0px|0px|false|false\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_column type=\"3_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"4em||4em||false|false\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" custom_padding=\"0%|4em|0%|0%|false|false\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"]<p><strong>Zu den optionalen Grundinformationen geh\u00f6ren:<\/strong><\/p>\r\n<ul>\r\n<li>E-Mail-Adresse<\/li>\r\n<li>Geschlecht<\/li>\r\n<li>F\u00fchrungskraft<\/li>\r\n<li>Standort<\/li>\r\n<li>Gesch\u00e4ftsbereich<\/li>\r\n<li>Abteilung\/Kostenstelle<\/li>\r\n<li>Organisationseinheit<\/li>\r\n<li>Eintrittsdatum<\/li>\r\n<li>Austrittsdatum<\/li>\r\n<li>Benutzername<\/li>\r\n<li>Status (aktiv\/inaktiv)<\/li>\r\n<li>uvm.<\/li>\r\n<\/ul>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"2_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Stammdaten-in-der-Digitalen-Personalakte.jpg\" alt=\"Personalstammdaten in der digitalen Personalakte\" title_text=\"Stammdaten in der digitalen Personalakte\" align=\"center\" force_fullwidth=\"on\" module_class=\"dc-image-fill\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"2em||2em||false|false\" border_style_all=\"none\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\r\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\r\n\r\n<!-- wp:spacer {\"height\":\"50px\"} -->\r\n<div style=\"height:50px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\r\n<!-- \/wp:spacer -->\r\n\r\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\r\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Lesen Sie dazu auch:<\/strong><\/h4>\r\n<!-- \/wp:heading -->\r\n\r\n<!-- wp:list -->\r\n<ul><!-- wp:list-item -->\r\n<li><a href=\"\/hr-wissen\/digitale-personalakte\/einfuehrung\/\">Was Sie bei der Einf\u00fchrung des elektronischen Personaldossiers alles beachten sollten<\/a><\/li>\r\n<!-- \/wp:list-item --><\/ul>\r\n<!-- \/wp:list -->","_et_gb_content_width":"","content-type":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[7,54],"tags":[],"dipi_cpt_category":[],"class_list":["post-9438","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-hr-wissen","category-hr-wissen-ch"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Digitales Personaldossier: Der Ort f\u00fcr alle Personaldokumente<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Ein elektronisches Personaldossier ist eine Software zum Verwalten von Personalunterlagen. 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