{"id":9306,"date":"2023-04-21T13:54:46","date_gmt":"2023-04-21T11:54:46","guid":{"rendered":"https:\/\/dev99.marketing-2.de\/unkategorisiert\/einfuehrung\/"},"modified":"2023-11-15T13:21:50","modified_gmt":"2023-11-15T12:21:50","slug":"einfuehrung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/aconso.com\/ch\/hr-wissen-ch\/digitale-personalakte-ch\/einfuehrung\/","title":{"rendered":"Elektronisches Personaldossier: Einf\u00fchrung"},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading\">So gelingt die Einf\u00fchrung des digitalen Personaldossiers in wenigen Schritten<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Hat man sich einmal von den <a href=\"https:\/\/aconso.com\/ch\/hr-wissen-ch\/digitales-personaldossier\/#vorteil\">Vorteilen der elektronischen Variante des Personaldossiers <\/a>\u00fcberzeugt und die Entscheidung getroffen, sich von Papierdossiers zu verabschieden kann es mit der Einf\u00fchrung einer softwaregest\u00fctzen L\u00f6sung oft nicht schnell genug gehen. Nat\u00fcrlich sollen die Daten und Dokumente so rasch wie m\u00f6glich in digitaler Form bereitstehen. Jedoch gibt es im Vorfeld einige Dinge zu ber\u00fccksichtigen. So treten stets Fragen auf, welche oftmals nur sehr individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten,  beantwortet werden k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wie werden die Mitarbeiterdaten derzeit verwaltet und welche zus\u00e4tzlichen Prozesse sind damit verbunden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie k\u00f6nnen bestehende HR-Systeme in das Personaldossier integriert werden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden Zugriffsrechte und Datenschutz gew\u00e4hrleistet?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie wird die Schulung und Unterst\u00fctzung der Mitarbeiter beim Umgang mit dem digitalen Personaldossier organisiert?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Anforderungen haben die verschiedenen Abteilungen und Stakeholder an das digitale Personaldossier?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Die folgenden 5 Punkte sollten daher bei der Einf\u00fchrung eines elektronischen Personaldossiers beachtet werden:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine gr\u00fcndliche Bedarfsanalyse sollte durchgef\u00fchrt werden, um die Anforderungen und Ziele f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines elektronischen Personaldossiers zu verstehen. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen HR-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Herausforderungen, sowie die Festlegung von klaren Zielen und Erwartungen an das Personaldossier.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die neue HR Software soll genau da angreifen, wo es in vielen Personalabteilungen den meisten Optimierungspotenzial gibt. So werden Pain Points der HR-Abteilung in Bezug auf das Dokumentenmanagement aktiv angegangen und Arbeitsabl\u00e4ufe langfristig beschleunigt und vereinfacht.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Je genauer die Anforderungen dabei im Vorfeld definiert werden, desto gr\u00f6sser ist der Mehrwert der Software. Hier m\u00fcssen Aspekte gekl\u00e4rt werden, die die Basis des elektronischen Dossiers definieren. Wie viele der vorhandenen Mitarbeiterdossiers sollen in das HR-System \u00fcberf\u00fchrt werden? Liegen diese bereits in digitaler Form vor oder m\u00fcssen die&nbsp;Papierdokumente digitalisiert&nbsp;werden? Welche Informationen soll das elektronische Dossier \u00fcberhaupt enthalten und welche Stammdaten sollen innerhalb des Dossiers gepflegt werden?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; admin_label=&#187;section&#187; _builder_version=&#187;4.21.0&#8243; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; link_option_url=&#187;\/aconso-personaldossier&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;][et_pb_row column_structure=&#187;3_5,2_5&#8243; use_custom_gutter=&#187;off&#187; make_equal=&#187;on&#187; admin_label=&#187;row&#187; module_class=&#187;dc-two-col&#187; _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; background_color=&#187;gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b&#187; background_size=&#187;initial&#187; background_position=&#187;top_left&#187; background_repeat=&#187;repeat&#187; width=&#187;100%&#187; max_width=&#187;100%&#187; custom_margin=&#187;||0px||false|false&#187; custom_padding=&#187;0px|0px|0px|4em|false|false&#187; global_colors_info=&#187;{%22gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b%22:%91%22background_color%22%93}&#187;][et_pb_column type=&#187;3_5&#8243; _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; custom_css_main_element=&#187;margin: auto;&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187;][et_pb_text _builder_version=&#187;4.21.0&#8243; _module_preset=&#187;6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503&#8243; custom_padding=&#187;0%|4em|0%|0%|false|false&#187; link_option_url=&#187;\/aconso-personaldossier&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187;]<h3>Best-Practice-Einf\u00fchrung<\/h3>\n<p>Mit der <em>aconso<\/em> Best-Practice-Einf\u00fchrung in 5 Schritten gelingt der Umstieg auf das digitale Personaldossier kinderleicht!<\/p>[\/et_pb_text][et_pb_button button_url=&#187;\/aconso-personaldossier&#187; button_text=&#187;Hier informieren&#187; _builder_version=&#187;4.21.0&#8243; _module_preset=&#187;14fbde31-1da7-461d-808e-ab98ec6dd2e4&#8243; hover_enabled=&#187;0&#8243; global_colors_info=&#187;{}&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=&#187;2_5&#8243; _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187;][et_pb_image src=&#187;https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/AdobeStock_294252796_test_2.jpg&#187; title_text=&#187;AdobeStock_294252796_test_2&#8243; align=&#187;center&#187; force_fullwidth=&#187;on&#187; module_class=&#187;dc-image-fill&#187; _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; custom_padding=&#187;0px||0px||false|false&#187; border_style_all=&#187;none&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187;][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Schritt 2: Auswahl der geeigneten Softwarel\u00f6sung<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Basierend auf den identifizierten Anforderungen sollte eine gr\u00fcndliche Auswahl von entsprechenden <a href=\"https:\/\/aconso.com\/ch\/hr-software\/aconso-personaldossier\/\">Softwareangeboten<\/a> durchgef\u00fchrt werden. Dabei sollten Kriterien wie Funktionalit\u00e4t, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Integration mit bestehenden HR-Systemen und Kosten ber\u00fccksichtigt werden. Die Software sollte \u00fcber Grundfunktionalit\u00e4ten verf\u00fcgen, die das Arbeiten nachhaltig und sicher machen. Dazu geh\u00f6ren unter anderem:<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Datenschutz-Zugriffskontrollkonzept<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Geht es um die Auswahl des richtigen Anbieters, sollte besonders wegen der personenbezogenen Daten auf ein entsprechendes&nbsp;Datenschutz- Zugriffskontrollkonzept&nbsp;geachtet werden. Die L\u00f6sung muss sicherstellen, dass nur die Personen(-gruppen) Zugriff auf HR-Daten und Dokumente haben, die auch innerhalb des Berechtigungskonzepts daf\u00fcr vorgesehen sind.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Revisionssicherheit<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ebenfalls zu beachten ist die n\u00f6tige Revisionssicherheit. \u00c4nderungen von Datens\u00e4tzen m\u00fcssen protokolliert und \u00fcber eine Versionshistorie transparent dargestellt werden.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Technische Schnittstellen<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um die Einf\u00fchrung eines elektronischen Dossiers so effektiv wie m\u00f6glich zu gestalten, sind Schnittstellen zu vorherrschenden HCM-Systemen wie SAP <a href=\"https:\/\/aconso.com\/ch\/sap-successfactors-integration\/\">SuccessFactors<\/a> wichtig. So lassen sich Stammdaten der Mitarbeiter ganz einfach \u00fcber die entsprechende Schnittstelle \u00fcberf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Single Sign-On<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Je nach Anbieter kann man sich mittels Single Sign-On anmelden. Durch das Authentifizierungssystem m\u00fcssen sich Mitarbeitende lediglich einmal am Arbeitsplatz anmelden und gelangen so ohne weitere Anmeldung in die Software.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Drag &amp; Drop-Funktionalit\u00e4t f\u00fcr Dokumente<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die in der grafischen Oberfl\u00e4che angezeigten Dokumentenbibliotheken m\u00fcssen die M\u00f6glichkeit bieten, Dokumente per Drag &amp; Drop in das Dossier ziehen zu k\u00f6nnen und einer Kategorie zuzuordnen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"750\" height=\"600\" src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Drag-Drop-Upload-Digitale-Personalakte.jpg\" alt=\"Dokumentenupload \u00fcber Drag &amp; Drop in der digitalen Personalakte\" class=\"wp-image-4060\" style=\"width:563px;height:450px\" srcset=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Drag-Drop-Upload-Digitale-Personalakte.jpg 750w, https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Drag-Drop-Upload-Digitale-Personalakte-480x384.jpg 480w\" sizes=\"(min-width: 0px) and (max-width: 480px) 480px, (min-width: 481px) 750px, 100vw\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Dokumente lassen sich via Drag &amp; Drop im digitalen Personaldossier ablegen<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Verkn\u00fcpfung mit wesentlichen HR-Prozessen<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das elektronische Dossier sollte dokumentenbasierte HR-Prozesse unterst\u00fctzen. So dient sie beispielsweise beim Onboarding, bei Vertrags\u00e4nderungen oder Krankmeldungen als automatischer Ablageort, wenn eine digitale Dokumentenerzeugung eingesetzt wird.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Archivierung<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die rechtssichere und auditf\u00e4hige Speicherung findet in einem nicht \u00e4nderbaren Format wie PDF\/A und auf einem gesch\u00fctzten Speichermedium statt, damit die Unver\u00e4nderbarkeit der Dokumente garantiert ist. Hier sollte sichergestellt sein, dass das Archivsystem und die aktive Datenbank getrennt voneinander gehostet werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Schritt 3: Papierdokumente digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im dritten Schritt m\u00fcssen&nbsp;<a href=\"https:\/\/aconso.com\/ch\/scan-service\/\">Papierdokumente digitalisiert<\/a>&nbsp;werden. Hier gibt es einige Fragen zu kl\u00e4ren. Soll das Scanning ein externer Dienstleister \u00fcbernehmen? Oder will die HR-Abteilung das selbst \u00fcbernehmen? Sollen die Papierdossiers alle auf einmal digitalisiert und in die digitale Version \u00fcberf\u00fchrt werden? Oder sollen Dossiers je nach Bedarf eingescannt werden? Und was passiert im Nachgang mit den eingescannten Dokumenten?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im besten Fall sucht man sich einen Anbieter, der sowohl das initiale Scanning \u00fcbernimmt als auch die Digitalisierung nach Bedarf. Dabei ist ein Rund-um-Service von Vorteil, bei dem sich der Scanning-Anbieter nicht nur um die Abholung der Papierdossiers und um den Transport k\u00fcmmert. Ebenso wichtig ist die entsprechende Sortierung und Klassifizierung der HR-Dokumente sowie die anschliessende Archivierung.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Schritt 4: Stammdaten \u00fcberf\u00fchren, Rollen und Berechtigungen festlegen<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Frage, welche Stammdaten \u00fcbernommen werden sollen, kann jedes Unternehmen f\u00fcr sich entscheiden. Die Basisdaten der Mitarbeitenden wie die Personalnummer, Vor- und Nachname, Geburts- und Eintrittsdatum k\u00f6nnen aus der Personalmanagement-Software \u00fcber eine Schnittstelle in das digitale Dossier \u00fcbernommen werden. Im weiteren Verlauf werden die Stammdaten der Besch\u00e4ftigten mittels eines regelm\u00e4ssigen Abgleiches mit der Personalverwaltungssoftware immer auf dem aktuellen Stand gehalten<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ist das&nbsp;elektronische Personaldossier&nbsp;mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gef\u00fcttert, gilt es im letzten Schritt, die Rollen und Berechtigungen f\u00fcr das System festzulegen. Hier muss entschieden werden, welche Person Einsicht in welche Daten bekommt und was sie damit tun darf. D\u00fcrfen alle HR-Fachkr\u00e4fte Personaldokumente bearbeiten? Geh\u00f6rt dazu auch das L\u00f6schen von Dokumenten?<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Schritt 5. System final testen und erfolgreich starten<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zum Start empfiehlt sich eine Testphase, in der sichergestellt werden kann, dass alle Funktionen und Features vorhanden sind, die Daten\u00fcberf\u00fchrung erfolgreich war und das Berechtigungssystem greift. Zudem kann die in der Spezifikationsphase festgelegte Register- und Datenstruktur \u00fcberpr\u00fcft und gegebenenfalls angepasst werden. Anschliessende Schulungen f\u00fcr Mitarbeitende tragen zu einem sicheren und langfristig erfolgreichen Arbeiten mit dem Dossier bei. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz gegen\u00fcber der neuen Software und die Bereitschaft, die sich ver\u00e4ndernde abteilungs\u00fcbergreifende Arbeitsweise anzunehmen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ist dies geschafft, sind HR, F\u00fchrungskr\u00e4fte und Mitarbeiter der digitalen HR-Welt bereits einen ganzen Schritt n\u00e4her und k\u00f6nnen die Vorteile eines digitalen Personaldossiers vollst\u00e4ndig nutzen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Kostenloses Whitepaper<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In wenigen Tagen digital, daf\u00fcr braucht es Mut und Agilit\u00e4t. Das Losl\u00f6sen von alten Strukturen und Arbeitsweisen schafft Freiraum f\u00fcr das Wichtigste im Unternehmen \u2013 die Mitarbeiter. Gleichzeitig wird die Personalabteilung als strategischer Berater und Gestalter wahrgenommen und nicht mehr als verstaubter Verwaltungsapparat.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=&#187;1&#8243; _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; background_image=&#187;https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/cta-test-image.jpg&#187; background_position=&#187;center_right&#187; custom_padding=&#187;0px||0px|4%|false|false&#187;][et_pb_row _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; width=&#187;100%&#187; custom_padding=&#187;5%|35%|5%||true|false&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; custom_padding__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; custom_padding__hover=&#187;|0%|||true|false&#187; transform_styles__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_translate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_rotate__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_skew__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_origin__hover_enabled=&#187;on|hover&#187; transform_scale__hover=&#187;110%|110%&#187;][et_pb_column type=&#187;4_4&#8243; _builder_version=&#187;4.19.1&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187;][et_pb_cta title=&#187;Leitfaden zur Einf\u00fchrung eines Digitalen Personaldossiers&#187; button_url=&#187;\/whitepaper\/schnelle-einfuehrung\/&#187; button_text=&#187;Download&#187; _builder_version=&#187;4.21.0&#8243; _module_preset=&#187;default&#187; background_color=&#187;#F9D162&#8243; text_orientation=&#187;left&#187; max_width=&#187;500px&#187; module_alignment=&#187;center&#187; hover_enabled=&#187;0&#8243; border_radii=&#187;on|7px|7px|7px|7px&#187; box_shadow_style=&#187;preset3&#8243; box_shadow_vertical=&#187;30px&#187; box_shadow_blur=&#187;100px&#187; box_shadow_spread=&#187;-30px&#187; global_colors_info=&#187;{}&#187; sticky_enabled=&#187;0&#8243;]<p>In unserem kostenlosen Whitepaper haben wir Ihnen weitere interessante Tipps &amp; Tricks f\u00fcr die erfolgreiche Einf\u00fchrung eines e-Dossiers zusammengestellt.<\/p>[\/et_pb_cta][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:50px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Lesen Sie dazu auch:<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/aconso.com\/ch\/hr-wissen-ch\/digitales-personaldossier\/\">Elektronisches Personaldossier: Definition, rechtliche Grundlagen, Inhalt und Aufbau<\/a> <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Implementierung einer digitalen Personalakte muss kein nervenraubendes Gro\u00dfprojekt sein. 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So treten stets Fragen auf, welche oftmals nur sehr individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten,  beantwortet werden k\u00f6nnen:<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:list -->\n<ul><!-- wp:list-item -->\n<li>Wie werden die Mitarbeiterdaten derzeit verwaltet und welche zus\u00e4tzlichen Prozesse sind damit verbunden?<\/li>\n<!-- \/wp:list-item -->\n\n<!-- wp:list-item -->\n<li>Wie k\u00f6nnen bestehende HR-Systeme in die digitale Personalakte integriert werden?<\/li>\n<!-- \/wp:list-item -->\n\n<!-- wp:list-item -->\n<li>Wie werden Zugriffsrechte und Datenschutz gew\u00e4hrleistet?<\/li>\n<!-- \/wp:list-item -->\n\n<!-- wp:list-item -->\n<li>Wie wird die Schulung und Unterst\u00fctzung der Mitarbeiter beim Umgang mit der digitalen Personalakte organisiert?<\/li>\n<!-- \/wp:list-item -->\n\n<!-- wp:list-item -->\n<li>Welche Anforderungen haben die verschiedenen Abteilungen und Stakeholder an die digitale Personalakte?<\/li>\n<!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<!-- \/wp:list -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Die folgenden 5 Punkte sollten daher bei der Einf\u00fchrung einer Personalakte beachtet werden:<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\n<h3>Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung<\/h3>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Eine gr\u00fcndliche Bedarfsanalyse sollte durchgef\u00fchrt werden, um die Anforderungen und Ziele f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer digitalen Personalakte zu verstehen. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen HR-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Herausforderungen, sowie die Festlegung von klaren Zielen und Erwartungen an die digitale Personalakte.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Die neue HR Software soll genau da angreifen, wo es in vielen Personalabteilungen den meisten Optimierungspotenzial gibt. So werden Pain Points der HR-Abteilung in Bezug auf das Dokumentenmanagement aktiv angegangen und Arbeitsabl\u00e4ufe langfristig beschleunigt und vereinfacht.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Je genauer die Anforderungen dabei im Vorfeld definiert werden, desto gr\u00f6\u00dfer ist der Mehrwert der Software. Hier m\u00fcssen Aspekte gekl\u00e4rt werden, die die Basis der elektronischen Akte definieren. Wie viele der vorhandenen Mitarbeiterakten sollen in das HR-System \u00fcberf\u00fchrt werden? Liegen diese bereits in digitaler Form vor oder m\u00fcssen die&nbsp;Papierdokumente digitalisiert&nbsp;werden? Welche Informationen soll die elektronische Akte \u00fcberhaupt enthalten und welche Stammdaten sollen innerhalb der Akte gepflegt werden?<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>In vielen F\u00e4llen kann es auch erforderlich sein, den <a href=\"#\">Betriebsrat<\/a> fr\u00fchzeitig \u00fcber die Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte zu informieren, um eine informelle oder formelle Beteiligung in Form von Beratung, Zustimmung oder Mitbestimmung zu erm\u00f6glichen. Dies kann auch dazu beitragen, potenzielle Bedenken oder Anliegen der Mitarbeitervertretung fr\u00fchzeitig zu identifizieren und zu adressieren, um eine reibungslose Implementierung der digitalen Personalakte zu gew\u00e4hrleisten und m\u00f6gliche Konflikte zu minimieren. Eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat kann dazu beitragen, die Akzeptanz und Unterst\u00fctzung der Mitarbeiter f\u00fcr die Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte zu f\u00f6rdern und rechtliche Anforderungen zu erf\u00fcllen.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:divi\/layout -->\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.16\"][et_pb_row column_structure=\"3_5,2_5\" use_custom_gutter=\"off\" make_equal=\"on\" admin_label=\"row\" module_class=\"dc-two-col\" _builder_version=\"4.19.1\" background_color=\"gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b\" background_size=\"initial\" background_position=\"top_left\" background_repeat=\"repeat\" width=\"100%\" max_width=\"100%\" custom_margin=\"||0px||false|false\" custom_padding=\"0px|0px|0px|4em|false|false\" global_colors_info=\"{%22gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b%22:%91%22background_color%22%93}\"][et_pb_column type=\"3_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" custom_padding=\"0%|4em|0%|0%|false|false\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"]<h3>Best-Practice-Einf\u00fchrung<\/h3>\n<p>Mit der <em>aconso<\/em> Best-Practice-Einf\u00fchrung in 5 Schritten gelingt der Umstieg auf die digitale Personalakte kinderleicht!<\/p>[\/et_pb_text][et_pb_button button_text=\"Hier informieren\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"14fbde31-1da7-461d-808e-ab98ec6dd2e4\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"2_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/AdobeStock_294252796_test_2.jpg\" title_text=\"AdobeStock_294252796_test_2\" align=\"center\" force_fullwidth=\"on\" module_class=\"dc-image-fill\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"0px||0px||false|false\" border_style_all=\"none\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\n<h3>Schritt 2: Auswahl der geeigneten Softwarel\u00f6sung<\/h3>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Basierend auf den identifizierten Anforderungen sollte eine gr\u00fcndliche Auswahl von entsprechenden Softwareangeboten durchgef\u00fchrt werden. Dabei sollten Kriterien wie Funktionalit\u00e4t, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Integration mit bestehenden HR-Systemen und Kosten ber\u00fccksichtigt werden. Die Software sollte \u00fcber Grundfunktionalit\u00e4ten verf\u00fcgen, die das Arbeiten nachhaltig und sicher machen. Dazu geh\u00f6ren unter anderem:<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Datenschutz-Zugriffskontrollkonzept<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Geht es um die Auswahl des richtigen Anbieters, sollte besonders wegen der personenbezogenen Daten auf ein entsprechendes&nbsp;<a href=\"#\">Datenschutz- Zugriffskontrollkonzept<\/a>&nbsp;geachtet werden. Die L\u00f6sung muss sicherstellen, dass nur die Personen(-gruppen) Zugriff auf HR-Daten und Dokumente haben, die auch innerhalb des Berechtigungskonzepts daf\u00fcr vorgesehen sind.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Revisionssicherheit<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Ebenfalls zu beachten ist die n\u00f6tige Revisionssicherheit. \u00c4nderungen von Datens\u00e4tzen m\u00fcssen protokolliert und \u00fcber eine Versionshistorie transparent dargestellt werden.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Technische Schnittstellen<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Um die Einf\u00fchrung einer Akte so effektiv wie m\u00f6glich zu gestalten, sind Schnittstellen zu vorherrschenden HCM-Systemen wie SAP <a href=\"\/hr-software\/sap-successfactors-integration\/\">SuccessFactors<\/a> wichtig. So lassen sich Stammdaten der Mitarbeitenden ganz einfach \u00fcber die entsprechende Schnittstelle \u00fcberf\u00fchren.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Single Sign-On<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Je nach Anbieter kann man sich mittels Single Sign-On anmelden. Durch das Authentifizierungssystem m\u00fcssen sich Mitarbeitende lediglich einmal am Arbeitsplatz anmelden und gelangen so ohne weitere Anmeldung in die Software.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Drag &amp; Drop-Funktionalit\u00e4t f\u00fcr Dokumente<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Die in der grafischen Oberfl\u00e4che angezeigten Dokumentenbibliotheken m\u00fcssen die M\u00f6glichkeit bieten, Dokumente per Drag &amp; Drop in die Akte ziehen zu k\u00f6nnen und einer Kategorie zuzuordnen.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p><\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:image {\"id\":4060,\"width\":563,\"height\":450,\"sizeSlug\":\"full\",\"linkDestination\":\"none\"} -->\n<figure class=\"wp-block-image size-full is-resized\"><img src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Drag-Drop-Upload-Digitale-Personalakte.jpg\" alt=\"Dokumentenupload \u00fcber Drag &amp; Drop in der digitalen Personalakte\" class=\"wp-image-4060\" width=\"563\" height=\"450\"\/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Dokumente lassen sich via Drag &amp; Drop in der digitalen Personalakte ablegen<\/figcaption><\/figure>\n<!-- \/wp:image -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Verkn\u00fcpfung mit wesentlichen HR-Prozessen<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Eine elektronische Akte sollte dokumentenbasierte HR-Prozesse unterst\u00fctzen. So dient sie beispielsweise beim Onboarding, bei Vertrags\u00e4nderungen oder Krankmeldungen als automatischer Ablageort, wenn eine digitale Dokumentenerzeugung eingesetzt wird.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>Archivierung<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Die rechtssichere und auditf\u00e4hige Speicherung findet in einem nicht \u00e4nderbaren Format wie PDF\/A und auf einem gesch\u00fctzten Speichermedium statt, damit die Unver\u00e4nderbarkeit der Dokumente garantiert ist. Hier sollte sichergestellt sein, dass das Archivsystem und die aktive Datenbank getrennt voneinander gehostet werden.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":3} -->\n<h3>Schritt 3: Papierakten digitalisieren<\/h3>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Im dritten Schritt m\u00fcssen&nbsp;<a href=\"https:\/\/aconso.com\/digitale-personalakte\/scan-service\/\">Papierdokumente digitalisiert<\/a>&nbsp;werden. Hier gibt es einige Fragen zu kl\u00e4ren. Soll das Scanning ein externer Dienstleister \u00fcbernehmen? Oder will die HR-Abteilung das selbst \u00fcbernehmen? Sollen die Papierakten alle auf einmal digitalisiert und in die digitale Version \u00fcberf\u00fchrt werden? Oder sollen Akten je nach Bedarf eingescannt werden? Und was passiert im Nachgang mit den eingescannten Dokumenten?<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:divi\/layout -->\n<div class=\"wp-block-divi-layout\">[et_pb_section fb_built=\"1\" admin_label=\"section\" _builder_version=\"4.16\"][et_pb_row column_structure=\"3_5,2_5\" use_custom_gutter=\"off\" make_equal=\"on\" admin_label=\"row\" module_class=\"dc-two-col\" _builder_version=\"4.19.1\" background_color=\"gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b\" background_size=\"initial\" background_position=\"top_left\" background_repeat=\"repeat\" width=\"100%\" max_width=\"100%\" custom_margin=\"||0px||false|false\" custom_padding=\"0px|0px|0px|4em|false|false\" global_colors_info=\"{%22gcid-6928a9e1-0c20-43be-a5cf-2a5c4da8364b%22:%91%22background_color%22%93}\"][et_pb_column type=\"3_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_css_main_element=\"margin: auto;\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_text _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"6e14d53a-ea74-44f7-9314-793756dc3503\" custom_padding=\"0%|4em|0%|0%|false|false\" hover_enabled=\"0\" global_colors_info=\"{}\" sticky_enabled=\"0\"]<h3>aconso Scan Service<\/h3>\n<p>Mit der aconso Best-Practice Einf\u00fchrung in 5 Schritten gelingt der Umstieg auf die digitale Personalakte kinderleicht!<\/p>[\/et_pb_text][et_pb_button button_text=\"Hier informieren\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"14fbde31-1da7-461d-808e-ab98ec6dd2e4\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=\"2_5\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" global_colors_info=\"{}\"][et_pb_image src=\"https:\/\/aconso.com\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/AdobeStock_294252796_test_2.jpg\" title_text=\"AdobeStock_294252796_test_2\" align=\"center\" force_fullwidth=\"on\" module_class=\"dc-image-fill\" _builder_version=\"4.19.1\" _module_preset=\"default\" custom_padding=\"0px||0px||false|false\" border_style_all=\"none\" global_colors_info=\"{}\"][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/div>\n<!-- \/wp:divi\/layout -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Im besten Fall sucht man sich einen Anbieter, der sowohl das initiale Scanning \u00fcbernimmt als auch die Digitalisierung nach Bedarf. Dabei ist ein Rund-um-Service von Vorteil, bei dem sich der Scanning-Anbieter nicht nur um die Abholung der Papierakten und um den Transport k\u00fcmmert. Ebenso wichtig ist die entsprechende Sortierung und Klassifizierung der HR-Dokumente sowie die anschlie\u00dfende Archivierung der Papierakten gem\u00e4\u00df \u00a7 257 HGB und \u00a7 238 HGB.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading {\"level\":4} -->\n<h4>4. STAMMDATEN \u00dcBERF\u00dcHREN, ROLLEN UND BERECHTIGUNGEN FESTLEGEN<\/h4>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Die Frage, welche Stammdaten \u00fcbernommen werden sollen, kann jedes Unternehmen f\u00fcr sich entscheiden. Die Basisdaten der Mitarbeitenden wie die Personalnummer, Vor- und Nachname, Geburts- und Eintrittsdatum k\u00f6nnen aus der Personalmanagement-Software \u00fcber eine Schnittstelle in die digitale Akte \u00fcbernommen werden. Im weiteren Verlauf werden die Stammdaten der Besch\u00e4ftigten mittels eines regelm\u00e4\u00dfigen Abgleiches mit der Personalverwaltungssoftware immer auf dem aktuellen Stand gehalten.<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p>Ist die\u00a0elektronische Personalakte\u00a0mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gef\u00fcttert, gilt es im letzten Schritt, die Rollen und Berechtigungen f\u00fcr das Akten-System festzulegen. Hier muss entschieden werden, welche Person Einsicht in welche Daten bekommt und was sie damit tun darf. D\u00fcrfen alle HR-Fachkr\u00e4fte Personaldokumente bearbeiten? Geh\u00f6rt dazu auch das L\u00f6schen von Dokumenten?<\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p><a href=\"#\">Ausf\u00fchrliche Informationen zum Thema Rollen- und Berechtigungen <\/a><\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:heading -->\n<h2><strong>Hier fehlt noch der \u00dcbergang zum Whitepaper<\/strong><\/h2>\n<!-- \/wp:heading -->\n\n<!-- wp:paragraph -->\n<p><\/p>\n<!-- \/wp:paragraph -->\n\n<!-- wp:shortcode -->\n[hubspot type=\"form\" portal=\"8850224\" id=\"e498b8a9-54d2-4287-9851-2738f689890c\"]\n<!-- \/wp:shortcode -->","_et_gb_content_width":"","content-type":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[56,7,54],"tags":[],"dipi_cpt_category":[],"class_list":["post-9306","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitale-personalakte-ch","category-hr-wissen","category-hr-wissen-ch"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.6 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Tipps zur Einf\u00fchrung einer digitalen Personalakte<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Einf\u00fchrung einer digitalen Personalakte muss kein Gro\u00dfprojekt sein. 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